Jednym z kluczowych elementów systemu zamówień publicznych jest zapewnienie bezstronności i obiektywizmu osób biorących udział w przygotowaniu oraz przeprowadzeniu postępowania. W tym celu Prawo zamówień publicznych (PZP) przewiduje szczegółowe regulacje dotyczące wyłączenia pracowników zamawiającego w sytuacjach mogących rodzić konflikt interesów lub prawomocnie skazanych za określone przestępstwa. Prawidłowe stosowanie tych przepisów ma istotne znaczenie nie tylko dla legalności postępowania, lecz także dla ograniczenia ryzyka jego unieważnienia. Niestety przepisy nie wskazują, co należy zrobić w sytuacji, gdy wszyscy przedstawiciele zamawiającego podlegają wyłączeniu.
Jaka jest podstawa wyłączenia?
Zasady wyłączenia osób uczestniczących w postępowaniu zostały uregulowane przede wszystkim w art. 56 ustawy PZP. Przepisy te mają zastosowanie do wszystkich osób wykonujących czynności związane z przygotowaniem lub przeprowadzeniem postępowania, niezależnie od podstawy zatrudnienia – a więc zarówno do pracowników etatowych, jak i osób współpracujących na podstawie umów cywilnoprawnych lub umów o świadczenie usług.
Jakie są przesłanki wyłączenia?
Wyłączenie przedstawiciela zamawiającego następuje w szczególności wtedy, gdy zachodzą okoliczności mogące podważać jego bezstronność w związku z konfliktem interesów. Ustawa wskazuje na sytuacje, w których dana osoba:
- ubiega się o udzielenie zamówienia;
- pozostaje w związku małżeńskim, pokrewieństwie lub powinowactwie z wykonawcą albo osobami reprezentującymi wykonawcę,
- w ciągu ostatnich trzech lat pozostawała z wykonawcą w stosunku pracy lub innym stosunku prawnym o podobnym charakterze,
- pozostaje w takim stosunku prawnym lub faktycznym, który może budzić uzasadnione wątpliwości co do jej bezstronności.
Co istotne, katalog przesłanek ma charakter zamknięty.
Ponadto wyłączeniu z udziału w przygotowaniu lub przeprowadzeniu postępowania o zamówienie publiczne wyłącza się osobę, która została prawomocnie skazana za określone w ustawie przestępstwa.
Jak badać brak podstaw do wyłączenia?
Każda osoba biorąca udział w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego ma obowiązek złożenia oświadczenia o braku lub istnieniu okoliczności powodujących wyłączenie. Oświadczenie to składane jest pod rygorem odpowiedzialności karnej za złożenie fałszywego oświadczenia.
W praktyce oznacza to, że przedstawiciel zamawiającego powinien samodzielnie ocenić, czy zachodzą przesłanki wyłączenia, a w razie ich stwierdzenia – niezwłocznie poinformować o tym kierownika zamawiającego. Zgodnie z przepisami należy złożyć dwa oświadczenia jedno przed dokonaniem pierwszej czynności w związku z postępowaniem o zamówienie publiczne z zakresu skazania, drugie w zakresie konfliktu interesów w chwili powzięcia informacji o jego pojawieniu się, ale najpóźniej do zakończenia postępowania. W praktyce nic nie stoi na przeszkodzie, by złożyć oba oświadczenia w tym samym czasie, czyli przed pierwszą czynnością w związku z postępowaniem.
Jakie są skutki naruszenia przepisów o wyłączeniu?
Naruszenie zasad dotyczących wyłączenia z postępowania o zamówienie publiczne może prowadzić do poważnych konsekwencji prawnych. W zależności od okoliczności sprawy może to skutkować:
- unieważnieniem postępowania,
- uwzględnieniem odwołania przez Krajową Izbę Odwoławczą,
- odpowiedzialnością dyscyplinarną lub pracowniczą,
- odpowiedzialnością za naruszenie dyscypliny finansów publicznych.
Dlatego też zamawiający powinni wdrażać procedury wewnętrzne umożliwiające wczesną identyfikację potencjalnych konfliktów interesów.
Jakie jest znaczenie praktyczne dla zamawiających?
Prawidłowe stosowanie przepisów dotyczących wyłączenia pracowników zamawiającego zwiększa transparentność postępowania i buduje zaufanie wykonawców do instytucji publicznych. W praktyce kluczowe znaczenie ma nie tylko formalne odebranie oświadczeń, lecz także rzeczywista analiza sytuacji osobistej i zawodowej osób zaangażowanych w postępowanie.
Z perspektywy zamawiającego wyłączenie pracownika nie powinno być traktowane jako problem organizacyjny, lecz jako standardowy mechanizm ochrony prawidłowości postępowania o udzielenie zamówienia publicznego.
Ale co zrobić, gdy wszyscy pracownicy się wyłączyli? | Podsumowanie
Może zdarzyć się sytuacja, w której wszyscy przedstawiciele zamawiającego wyłączą się z postępowania. Zamawiający de facto musi pozyskać kogoś z rynku komercyjnego do przeprowadzenia postępowania. Zgodnie ze stanowiskiem UZP, potwierdzonym przez KIO w postanowieniu KIO/KD 11/25 z dnia 1 sierpnie 2025 r., sytuacja, gdy pośród personelu zamawiającego nie ma nikogo, kto nie podlegałby wyłączeniu NIE jest przesłanką unieważnienia postępowania. Tylko nikt nie zastanowił się, że Zamawiający może nie mieć środków na dodatkowe zatrudnienie. Musi zatem, zdaniem UZP i KIO prowadzić postępowanie obarczone wadą, w którym czynności podejmują osoby z konfliktem interesów względem wykonawców. PZP jest pełne sprzeczności.
Najczęściej zadawane pytania
Co zrobić, gdy jeden z członków komisji przetargowej złożył oświadczenie o istnieniu podstaw do wyłączenia z udziału w postępowaniu?
Zależy, kiedy to zrobił. Jeżeli przed powołaniem do komisji przetargowej – po prostu nie należy go do niej powoływać. Jeżeli po powołaniu do komisji przetargowej – należy go niezwłocznie odwołać.
Czy jako kierownik zamawiającego mogę badać prawdziwość oświadczenia o istnieniu lub nieistnieniu przesłanek do wyłączenia z udziału w postępowaniu?
Przepisy PZP nic nie mówią na ten temat. Kierownik zamawiającego przyjmuje oświadczenie. Odpowiedzialność za jego prawdziwość ponosi ten, kto je składa.
Czy musze dokumentować pouczenie o odpowiedzialności karnej za składanie fałszywych oświadczeń?
Przepisy PZP nie określają formy pouczenia. Oczywiście dla celów dowodowych dobrze by było, gdyby zostało to w jakiś sposób udokumentowane. Natomiast jeżeli nie będzie, nie powinno być to żadnym zarzutem dla kierownika zamawiającego.
