Dostałeś wezwanie od zamawiającego do wyjaśnienia ceny? Nie wiesz, jak zareagować i co odpisać? Zastanawiasz się, czy w ogóle warto odpowiadać? W postępowaniach o zamówienia publiczne takie sytuacje zdarzają się często. Poniżej znajdziesz praktyczne wyjaśnienia dotyczące rażąco niskiej ceny i dalszych kroków, które możesz podjąć.
Czym jest rażąco niska cena?
Rażąco niska cena to jeden z najczęstszych problemów, z jakimi spotykają się wykonawcy w postępowaniach o zamówienia publiczne. To również jedna z najczęściej kwestionowanych kwestii przed KIO.
Dlaczego? Ponieważ ustawa Pzp nie zawiera jednej, jasnej definicji rażąco niskiej ceny. Jej znaczenie wynika przede wszystkim z orzecznictwa KIO.
W praktyce za rażąco niską uznaje się cenę nierealistyczną, oderwaną od realiów rynkowych oraz niewystarczającą do prawidłowego wykonania zamówienia. Jeżeli działasz na rynku zamówienia publiczne, musisz liczyć się z tym, że Twoja oferta może zostać w ten sposób oceniona.
Kiedy zamawiający bada cenę oferty?
W zamówieniach publicznych ustawa przewiduje dwie sytuacje.
Po pierwsze, zamawiający może zbadać cenę, jeżeli ma wątpliwości co do jej prawidłowości.
Po drugie, zamawiający musi zbadać cenę, jeżeli jest ona niższa o co najmniej 30% od wartości szacunkowej zamówienia z VAT albo odbiega o co najmniej 30% od średniej cen pozostałych ofert.
Są też wyjątki. Zamawiający nie musi badać ceny, gdy różnica wynika z oczywistych okoliczności, na przykład gdy jedna z ofert jest rażąco zawyżona, albo gdy po wszczęciu postępowania przeszacował wartość zamówienia z powodu zmian rynkowych. W praktyce zamówienia publiczne rządzą się więc jasnymi progami, ale każda sytuacja wymaga indywidualnej oceny.
Otrzymałeś wezwanie – co dalej?
Najpierw dokładnie przeczytaj wezwanie i sprawdź, czego konkretnie oczekuje zamawiający. W zamówieniach publicznych to bardzo ważny etap.
Pamiętaj, że zamawiający powinien wskazać, jakie wyjaśnienia są wymagane, choć w praktyce często ogranicza się do zacytowania przepisu i wyznaczenia terminu.
Jeżeli wezwanie jest ogólne, masz większą swobodę w odpowiedzi. Każde niedoprecyzowanie może działać na Twoją korzyść. Możesz odpowiedzieć w oparciu o własne założenia, poprosić o doprecyzowanie wezwania albo zdecydować się na brak odpowiedzi, choć wiąże się to z ryzykiem odrzucenia oferty.
Jeżeli wezwanie jest szczegółowe, musisz odnieść się do każdego wskazanego elementu. W realiach zamówienia publiczne rzetelna odpowiedź często decyduje o dalszym losie oferty.
Jak uzasadnić swoją cenę?
Wyjaśnienia powinny być jasne i konkretne. Opisz wszystkie elementy, które wpłynęły na cenę, w szczególności:
- koszty pracy,
- koszty pośrednie, takie jak energia, sprzęt czy amortyzacja,
- koszty dojazdów, materiałów i wysyłek,
- koszty licencji i opłat zewnętrznych,
- uzyskane rabaty i upusty,
- planowany zysk.
Co do zasady oświadczenie wykonawcy wraz z kalkulacją kosztów jest wystarczające. Jeżeli jednak powołujesz się na rabaty lub szczególne warunki handlowe, warto dołączyć dowody, że faktycznie je posiadasz. Ustawa Pzp nie zawsze wymaga dokumentów, ale w sporach o zamówienia publiczne treść wyjaśnień ma kluczowe znaczenie.
W jakiej formie złożyć wyjaśnienia?
Postępuj zgodnie z treścią wezwania. Ustawa nie narzuca szczególnej formy wyjaśnień. Mogą one przybrać formę wiadomości e-mail, pliku PDF albo dokumentu bez podpisu.
W praktyce w postępowaniach o zamówienia publiczne najbezpieczniej złożyć wyjaśnienia jako plik PDF podpisany kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Choć przepisy tego nie zakazują, w orzecznictwie KIO pojawiały się przypadki kwestionowania wyjaśnień złożonych wyłącznie w treści e-maila.
Tajemnica przedsiębiorstwa w wyjaśnieniach
Jeżeli uznasz, że wyjaśnienia zawierają tajemnicę przedsiębiorstwa, musisz złożyć uzasadnienie zastrzeżenia, odnieść się do przesłanek ustawowych i oznaczyć plik jako „tajemnica przedsiębiorstwa”.
Ostateczną decyzję podejmuje zamawiający. Jeśli uzna zastrzeżenie za nieskuteczne, powinien Cię o tym poinformować. Wtedy przysługuje Ci odwołanie do KIO. W praktyce zamówienia publiczne wymagają ostrożnego balansowania między jawnością postępowania a ochroną wrażliwych danych firmy.
Skutki uznania ceny za rażąco niską
Jeżeli cena zostanie uznana za rażąco niską mimo złożonych wyjaśnień albo wyjaśnienia nie zostaną złożone w ogóle, zamawiający odrzuci ofertę. W realiach rynku zamówienia publiczne oznacza to utratę szansy na uzyskanie kontraktu w danym postępowaniu.
Podejrzenie rażąco niskiej ceny w zamówieniach publicznych | Podsumowanie
Wezwanie do wyjaśnień w postępowaniu o zamówienia publiczne nie jest powodem do paniki. Spokojnie przeczytaj wezwanie, odpowiedz rzetelnie i szczegółowo, pokaż kalkulację ceny i – w razie potrzeby – załącz dowody. Jeśli potrzebujesz więcej czasu, poproś o jego wydłużenie i uzasadnij wniosek.
Jeżeli oferta zostanie odrzucona, możesz odwołać się do KIO. Najważniejsze jednak, aby już na etapie kalkulacji ceny nie zaniżać jej sztucznie wyłącznie po to, by być najtańszym. Rynek zamówienia publiczne premiuje nie tylko konkurencyjność, ale także realność i rzetelność ofert.
W razie wątpliwości warto skorzystać z pomocy specjalistów. Dobrze przygotowana oferta w zamówieniach publicznych to często najlepsza inwestycja w sukces Twojej firmy.
Najczęściej zadawane pytania
Czy na wezwanie zamawiającego, co do mojej ceny ofertowej mogę nie odpowiadać, jeżeli uważam, że zamawiający nie ma racji?
Oczywiście zawsze możesz nie odpowiadać. A takiej sytuacji twoja oferta zostanie odrzucona. Nie ma znaczenia, to czy w twojej opinii zamawiające ma czy nie ma racji, jeżeli chcesz walczyć o dane zamówienie powinieneś rzetelnie odpowiedzieć na wezwanie.
Jak dokładne powinny być odpowiedzi na wezwanie zamawiającego?
Odpowiedź na wezwanie powinna być jak najbardziej szczegółowa i skrupulatna. Powinieneś klarownie formułować swoje argumenty, tak by były jasne dla zamawiającego.
Czy zamawiający może wezwać do wyjaśnienia moich wyjaśnień?
Tak. Jeżeli zamawiający uzna, że twoje wyjaśnienia są niejasne może cię wezwać do dalszych wyjaśnień na podstawie art. 223 ust. 1 ustawy pzp. Nie może natomiast wzywać do uzupełnienia wyjaśnień o kwestie do wyjaśnienia których już zostałeś wezwany, a których nie wyjaśniłeś w pierwszym wyjaśnieniu. W takich okolicznościach twoja oferta zostanie odrzucona. Wyjaśnienia musza być kompletne już za pierwszym razem.
