Jak prawidłowo podpisać ofertę w zamówieniach publicznych

Mogą zastanawiać się Państwo jak prawidłowo podpisać ofertę w zamówieniach publicznych? Podpis pod ofertą w zamówieniach publicznych bywa jak pieczęć lakowa na liście – niewielki element, który decyduje o tym, czy cała przesyłka dotrze do adresata i wywoła zamierzony skutek. Nawet najlepiej przygotowana merytorycznie oferta może zostać odrzucona, jeśli podpis zostanie złożony nieprawidłowo. W realiach Prawa zamówień publicznych (PZP) formalności nie są dodatkiem, lecz fundamentem. Nasz ekspert dr Piotr Schmidt wyjaśnia, kto, jak i w jakiej formie powinien podpisać ofertę, aby była ważna i skuteczna.

Jak prawidłowo podpisać ofertę – znaczenie podpisu w postępowaniu o zamówienie publiczne

Podpis na ofercie to potwierdzenie woli wykonawcy do zawarcia umowy na warunkach określonych w dokumentach zamówienia. Jest to oświadczenie woli o doniosłych skutkach prawnych, dlatego ustawodawca a zaraz za nim- zamawiający przywiązują do niego szczególną wagę. Co więcej zgodnie z art. 63 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych oferta składana w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego musi być sporządzona w formie przewidzianej przez przepisy PZP, a jej integralnym elementem jest prawidłowy podpis.

W orzecznictwie Krajowej Izby Odwoławczej wielokrotnie podkreślano, że podpis jest elementem konstytutywnym oferty, a więc jego brak powoduje, że do złożenia oferty nie doszło.

Kto jest uprawniony do podpisania oferty?

Co do zasady ofertę podpisuje osoba uprawniona do reprezentowania wykonawcy. W związaku z tym zakres tego uprawnienia wynika z:

• wpisu do KRS lub CEIDG,
• umowy spółki,
• statutu,
• udzielonego pełnomocnictwa.

Zgodnie z art. 7 pkt 30 PZP wykonawcą może być osoba fizyczna, osoba prawna albo jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej, która oferuje na rynku wykonanie robót budowlanych lub obiektu budowlanego, dostawę produktów lub świadczenie usług lub ubiega się o udzielenie zamówienia. To również osoba, która złożyła ofertę lub zawarła umowę w sprawie zamówienia publicznego. Co więcej sposób jej reprezentacji wynika z przepisów prawa cywilnego i handlowego. Zamawiający nie ma obowiązku domyślać się intencji wykonawcy – musi jednoznacznie wynikać, że oferta została podpisana przez osobę uprawnioną.

Pełnomocnictwo – kiedy jest wymagane?

Jeżeli ofertę podpisuje osoba niewymieniona w dokumentach rejestrowych jako uprawniona do reprezentacji, konieczne jest dołączenie pełnomocnictwa. W związku z tym obowiązek ten wynika pośrednio z art. 95 i n. Kodeksu cywilnego.

Pełnomocnictwo powinno:

• być sporządzone we właściwej formie – jako dokument elektroniczny,
• jasno określać zakres umocowania (np. do podpisania oferty, złożenia oświadczeń, zawarcia umowy),
• być podpisane przez osoby uprawnione do reprezentacji wykonawcy.

Jak prawidłowo podpisać ofertę – formy podpisu?

Zgodnie z art. 63 PZP oferta w takim postępowaniu musi zostać złożona w postaci elektronicznej i opatrzona kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym – w zależności od procedury (unijnej albo krajowej), w której prowadzone jest postępowanie.

Dlatego ustawodawca przewidział trzy rodzaje podpisu elektronicznego, jakim można się posługiwać przy udziale w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego.

Podpis osobisty

To zaawansowany podpis elektroniczny. Prawdziwość danych posiadacza podpisu potwierdza certyfikat podpisu osobistego, zawierający imię (imiona), nazwisko, obywatelstwo oraz numer PESEL. Jest zapisany w warstwie elektronicznej dowodu osobistego.

Podpis zaufany

Podpis elektroniczny, którego autentyczność i integralność są zapewniane przy użyciu pieczęci elektronicznej ministra właściwego do spraw informatyzacji, zawierający:

1. dane identyfikujące osobę, ustalone na podstawie środka identyfikacji elektronicznej wydanego w systemie, o którym mowa w 20aa pkt 1 ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne, obejmujące: imię (imiona), nazwisko, numer PESEL,
2. identyfikator środka identyfikacji elektronicznej, przy użyciu którego został złożony,
3. czas jego złożenia

Kwalifikowany podpis elektroniczny

Zaawansowany podpis elektroniczny, który jest składany za pomocą kwalifikowanego urządzenia do składania podpisu elektronicznego i opiera się na kwalifikowanym certyfikacie podpisu elektronicznego, zgodny z Rozporządzeniem eIDAS.

Jak podpisać załączniki do oferty?

Wykonawcy często pytają, czy należy podpisywać wszystkie załączniki do oferty. Zasadą jest, że:

• formularz ofertowy musi być podpisany,
• oświadczenia składane wraz z ofertą muszą być podpisane jak oferta,
• dokumenty potwierdzające spełnianie warunków udziału w postępowaniu musza być podpisane jak ofert.

De facto jedynie pytania do SWZ oraz wyjaśnienia rażąco niskiej ceny nie wymagają podpisu.

Wykonawca może podpisać każdy plik osobno, albo wszystkie pliki łącznie, umieszczając je uprzednio w archiwum (zip).

Jak oferty powinni podpisywać wykonawcy wspólnie ubiegających się o zamówienie?

W przypadku wspólnego ubiegania się o zamówienie publiczne zastosowanie ma art. 58 ust. 2 PZP, zgodnie z którym wykonawcy wspólnie ubiegający się o zamówienie ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu albo do reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy. W takim przypadku do oferty należy dołączyć stosowny dokument, w którego będzie wynikało umocowanie do działania w imieniu wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie publiczne.

Jakie są najczęstsze błędy przy podpisywaniu ofert?

Do najczęściej spotykanych błędów należą:

• brak podpisu,
• podpisanie oferty przez osobę nieuprawnioną,
• brak lub błędne pełnomocnictwo,
• użycie niewłaściwego rodzaju podpisu elektronicznego,
• podpisanie tylko części dokumentów.

Każdy z tych błędów może zniweczyć wielotygodniową pracę nad ofertą.

Jak prawidłowo podpisać ofertę? Dobre praktyki

Możesz uniknąć problemów, pamiętaj, że warto:

• zawsze sprawdzić zasady reprezentacji wykonawcy,
• dokładnie przeczytać SWZ w zakresie wymagań formalnych,
• przygotować checklistę dokumentów do podpisu,
• przetestować podpis elektroniczny przed złożeniem oferty.

Jak prawidłowo podpisać ofertę w zamówieniach publicznych | Podsumowanie

Podpis oferty w zamówieniach publicznych to nieformalny drobiazg, lecz klucz otwierający drzwi do udziału w postępowaniu. Dbałość o prawidłowy podpis, właściwe pełnomocnictwa i zgodność z wymaganiami zamawiającego znacząco zwiększa szanse na skuteczne złożenie oferty i zawarcie umowy.

Najczęściej zadawane pytania