Jak przygotować się do rozprawy online przed KIO od marca 2026 r.? Praktyczny przewodnik dla wykonawców i zamawiających

Od marca 2026 r. rozprawa online przed KIO stanie się realną formą prowadzenia postępowań odwoławczych w sprawach zamówień publicznych. Zmiany proceduralne oznaczają nie tylko możliwość udziału w posiedzeniu na odległość, lecz także konieczność dostosowania strategii procesowej do nowych realiów technicznych i organizacyjnych. Jak należy się przygotować, aby udział w rozprawie zdalnej nie osłabił pozycji strony? Jakie ryzyka wiążą się z formą online? Nasz ekspert dr Piotr Schmidt przedstawia kompleksowe omówienie zagadnienia.

Nowy model prowadzenia rozpraw – jaki jest kontekst prawny i praktyczny?

Postępowania przed Krajowa Izba Odwoławcza od lat mają charakter szybki i sformalizowany, choć ostatnio tempo rozpatrywania spraw znacząco spadło. Wprowadzenie możliwości przeprowadzania rozpraw z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej wpisuje się w szerszy proces cyfryzacji zamówień publicznych. Należy jednak podkreślić, że forma zdalna nie zmienia istoty postępowania odwoławczego – nadal kluczowe znaczenie ma terminowość, koncentracja materiału dowodowego oraz precyzyjna argumentacja prawna.

Rozprawa online nie oznacza „łagodniejszej” procedury. Przeciwnie – w praktyce wymaga ona jeszcze większej dyscypliny procesowej. Brak odpowiedniego przygotowania technicznego czy organizacyjnego może negatywnie wpłynąć na odbiór stanowiska strony przez skład orzekający.

Czym w praktyce jest rozprawa online przed KIO?

Rozprawa prowadzona w trybie zdalnym odbywa się przy użyciu systemu teleinformatycznego wskazanego przez Izbę. Strony oraz ich pełnomocnicy uczestniczą w niej z wybranego miejsca, pod warunkiem zapewnienia odpowiednich warunków technicznych.

W praktyce oznacza to, że:

• kontakt ze składem orzekającym odbywa się za pośrednictwem transmisji audio-wideo,
• składanie oświadczeń i prezentacja stanowisk następuje w czasie rzeczywistym,
• przebieg rozprawy podlega takim samym rygorom jak w przypadku posiedzenia stacjonarnego.

Z punktu widzenia strategii procesowej nie ma znaczenia, czy rozprawa odbywa się w siedzibie Izby, czy online. Znaczenie ma natomiast sposób przygotowania strony do tej formy komunikacji.

Przygotowanie techniczne – fundament bezpieczeństwa procesowego

Pierwszym etapem przygotowań do rozprawy online przed KIO powinno być zabezpieczenie zaplecza technicznego. Należy dysponować stabilnym łączem internetowym o odpowiedniej przepustowości oraz sprzętem umożliwiającym transmisję obrazu i dźwięku w dobrej jakości.

Rekomendowane jest przeprowadzenie próbnego połączenia przed terminem rozprawy. Warto sprawdzić:

• jakość obrazu i dźwięku,
• działanie mikrofonu i kamery,
• stabilność połączenia internetowego,
• możliwość szybkiego udostępniania dokumentów w razie potrzeby.

Z perspektywy praktyki kancelaryjnej istotne jest również zapewnienie poufności. Pomieszczenie, z którego uczestniczymy w rozprawie, powinno gwarantować brak osób trzecich oraz zakłóceń. Niedopuszczalne są sytuacje, w których wypowiedzi pełnomocnika są przerywane przez czynniki zewnętrzne. Należy pamiętać, że rozprawa online to wciąż rozprawa i należy do niej podejść poważnie i z należytym szacunkiem. Niedopuszczalnym będzie uczestniczenie w rozprawie w stroju lub z miejsca nielicującego z powaga KIO. W takich okolicznościach skład orzekający odmówi prawa uczestnictwa w rozprawie.

Czym jest koncentracja materiału dowodowego?

Postępowanie przed KIO charakteryzuje się daleko idącą koncentracją materiału dowodowego. W warunkach rozprawy zdalnej znaczenie tej zasady jeszcze wzrasta. Składanie nowych dokumentów w trakcie rozprawy może być utrudnione technicznie, a czas reakcji ograniczony.

Dlatego wszelkie twierdzenia, wnioski dowodowe oraz dokumenty będą musiały zostać złożone z odpowiednim wyprzedzeniem – przed rozprawą. Należy zadbać o:

• czytelne oznaczenie załączników,
• logiczną strukturę argumentacji,
• precyzyjne wskazanie, które dowody potwierdzają konkretne twierdzenia.

Wprowadzenie rozpraw online niejako wymusiło jednoczesne wprowadzenie prekluzji dowodowej właśnie.

Z perspektywy praktycznej warto przygotować wewnętrzną „mapę argumentów”, umożliwiającą szybkie odwołanie się do określonych fragmentów dokumentacji w trakcie rozprawy.

Komunikacja elektroniczna z Izbą

Cyfryzacja procedury oznacza, że doręczenia oraz składanie pism odbywają się zasadniczo w formie elektronicznej. Terminy procesowe biegną niezależnie od formy komunikacji, a uchybienia mogą prowadzić do negatywnych konsekwencji. Brak kontroli nad korespondencją elektroniczną stanowi jedno z najczęstszych ryzyk proceduralnych.

Wystąpienie przed kamerą – aspekt wizerunkowy i retoryczny

Rozprawa online wymaga odmiennego sposobu prezentacji argumentów. Kamera „wyostrza” przekaz – widoczne są reakcje, gesty, sposób formułowania wypowiedzi. Dlatego warto zadbać o profesjonalny wizerunek oraz klarowną strukturę wystąpienia.

Rekomenduje się:

• formułowanie krótkich, precyzyjnych zdań,
• unikanie czytania z kartki bez kontaktu wzrokowego z kamerą,
• przygotowanie syntetycznego podsumowania stanowiska.

W praktyce sprawdza się model: teza – podstawa prawna – dowód – wniosek. Taka struktura ułatwia składowi orzekającemu analizę argumentów.

Plan awaryjny – zabezpieczenie ciągłości udziału

Nawet najlepiej przygotowane zaplecze techniczne nie eliminuje ryzyka awarii. Dlatego profesjonalne przygotowanie do zdalnej rozprawy przed KIO obejmuje także plan alternatywny.

Warto posiadać:

• zapasowe łącze internetowe (np. Internet mobilny),
• drugi sprzęt gotowy do użycia,
• numer kontaktowy do sekretariatu Izby.

Szybka reakcja na problem techniczny może przesądzić o możliwości dalszego udziału w rozprawie.

Jak przygotować się do rozprawy online przed KIO od marca 2026 r.? | Podsumowanie

Rozprawa online przed KIO od marca 2026 r. nie jest jedynie zmianą organizacyjną. To nowy standard prowadzenia sporów w obszarze zamówień publicznych. Dobre przygotowanie wymaga połączenia wiedzy prawnej, dyscypliny procesowej oraz odpowiedniego zaplecza technicznego.

Profesjonalne podejście obejmuje wcześniejsze zgromadzenie materiału dowodowego, przetestowanie systemów teleinformatycznych oraz przygotowanie spójnej strategii argumentacyjnej. W warunkach cyfrowych szczególnego znaczenia nabiera precyzja i czytelność przekazu.

Jeżeli przygotowują się Państwo do postępowania odwoławczego i potrzebują wsparcia w zakresie strategii procesowej lub reprezentacji przed KIO, warto skorzystać z profesjonalnej pomocy prawnej, która uwzględnia specyfikę rozpraw prowadzonych w formule zdalnej.

Najczęściej zadawane pytania