Zapobieganie naruszeniom RODO jest kluczowe dla ochrony danych osobowych i zapewnienia zgodności z przepisami. Organizacje muszą wdrożyć odpowiednie środki bezpieczeństwa, które zmniejszają ryzyko narażenia na nieautoryzowany dostęp i przetwarzanie danych. Edukacja pracowników oraz regularne audyty pomagają szybciej identyfikować zagrożenia. Sprawdź, co zalicza się do naruszeń RODO i jak ich unikać.
Przykłady naruszeń danych osobowych
Aby zapobieganie naruszeniom RODO było skuteczne, należy zacząć od rozpoznania typowych incydentów. Najczęściej zgłaszane przez administratorów danych wykroczenia z zakresu ochrony danych osobowych to:
Nieprawidłowe zaadresowanie korespondencji
Nieprawidłowe zaadresowanie korespondencji w formie tradycyjnej lub elektronicznej skutkuje udostępnieniem danych osobowych osobom nieuprawnionym. Główną przyczyną jest w tym przypadku błąd pracownika administratora.
Udostępnienie danych niewłaściwej osobie
Do tego typu naruszeń dochodziło najczęściej z powodu wydania dokumentów (np. zaświadczeń, deklaracji podatkowych) osobom nieposiadającym uprawnień do ich otrzymania.
Nieprawidłowa anonimizacja danych lub niezamierzona ich publikacja
Takie naruszenia miały miejsce najczęściej poprzez publikację danych osobowych na stronie internetowej administratora lub udostępnienie ich w trybie dostępu do informacji publicznej. Przyczyną naruszeń najczęściej była nieprawidłowa anonimizacją danych oraz błędy pracowników udostępniających dokumenty i materiały do zamieszczenia w Internecie.
Zagubienie korespondencji przez operatora pocztowego lub otwarcie korespondencji przed zwróceniem jej do nadawcy
Tego typu naruszenia najczęściej były efektem działań operatora pocztowego.
Nieuprawniony dostęp do baz danych
Był on najczęściej spowodowany błędami oprogramowania, które nie zostały wykryte wskutek braku regularnych, wewnętrznych testów oraz nieprawidłowości w zakresie nadawania uprawnień w systemach informatycznych.
Zagubienie, kradzież, pozostawienie dokumentacji papierowej lub nośników danych w niezabezpieczonym miejscu
Takie naruszenia ochrony danych miały charakter jednorazowych incydentów i były spowodowane niezachowaniem ostrożności przez pracowników.
Wykorzystanie złośliwego oprogramowania ingerującego w poufność, integralność lub dostępność danych osobowych
Powodem tych incydentów bezpieczeństwa było wykorzystanie podatności systemów informatycznych na atak. Korzystanie z nieaktualnego oprogramowania przyczynia się do przełamania stosowanych zabezpieczeń.
Naruszenia spowodowane błędami w aplikacjach
Korzystanie z aplikacji, w których występowały błędy umożliwiające nieautoryzowany dostęp do zasobów, poprzez dostęp do identyfikatora wskazanego zasobu (podatności IDOR). Jak zauważył organ nadzorczy, podatność IDOR w połączeniu z numerycznymi identyfikatorami sprawiała, że wzrastało ryzyko nieuprawnionego dostępu do danych.
Regularne dbanie o sprawność sprzętu i wszelkich systemów informatycznych, a także podnoszenie kompetencji prawników w tym zakresie jest bardzo ważne. Wspiera to sprawne zapobieganie naruszeniom RODO
Zapobieganie naruszeniom RODO
Naczelną zasadą każdego administratora danych powinna być pełna współpraca z organem nadzorczym. Prezes UODO ma prawo nakładać kary finansowe za jej brak. Konieczne jest zapewnienie mu dostępu do informacji niezbędnych do realizacji jego zadań. Warto wdrożyć działania mające na celu zapobieganie naruszeniom RODO. Są nimi m.in.:
- wprowadzenie odpowiednich środków techniczno-organizacyjnych podnoszących poziom bezpieczeństwa przetwarzanych danych osobowych. Może to być:
- sporządzanie kopii zapasowych,
- obowiązek szyfrowania przesyłanej wiadomości e-mail,
- wymuszenia dwukrotnego podania adresu do korespondencji w formularzu,
- wymóg dodatkowej weryfikacji anonimizacji dokumentów,
- wprowadzenie rozwiązań umożliwiające zdalne usuwanie danych osobowych z urządzeń znajdujących się poza siedzibą administratora,
- aktualizowanie programów antywirusowych,
- regularnie testowanie, mierzenie i ocenianie skuteczności stosowanych środków technicznych i organizacyjnych, mających zapewnić bezpieczeństwo przetwarzania;
- przeprowadzanie dodatkowych szkoleń mających na celu zapobieganie naruszeniom RODO
- zaktualizowanie bazy danych, przejrzenie i zaktualizowanie obowiązujących procedur;
- zobowiązanie osób nieuprawnionych, które weszły w posiadanie danych osobowych, do trwałego i bezpowrotnego usunięcia danych i potwierdzenia braku ich nieuprawnionego wykorzystania;
- zlecenie zewnętrznym podmiotom świadczącym usługi informatyczne wykonanie audytów, testów systemów w środowisku budowy kodów aplikacji – tzw. środowisku deweloperskim;
- weryfikacja nadawanych uprawnień, ograniczając je do takich, które są niezbędne pracownikom do wykonywania obowiązków służbowych;
- zawiadomienie organów ścigania w razie kradzieży dokumentów lub innych nośników danych.
Zapobieganie naruszeniom RODO – pomoc kancelarii
Kancelarie prawne oferują szeroki wachlarz wsparcia dla przedsiębiorców. Ich wsparcie obejmuje działania zapobiegawcze oraz pomoc w bieżących sprawach z zakresu ochrony danych. W zakres usług kancelarii prawnej wchodzi m.in.:
- przeprowadzenia szczegółowego audytu,
- przeszkolenie personelu administratora,
- wdrożenie odpowiednich rozwiązań (Polityk, procedur, rekomendacji w zakresie zabezpieczeń, treści klauzul informacyjnych, treści zbieranych zgód),
- odpowiadanie na żądanie odszkodowania lub żądanie dostępu do danych
- analiza zawieranych umów z kontrahentami czy klientami.
Kancelaria Adwokatów i Radców Prawnych Halaś i Wspólnicy może wesprzeć Twoją firmę nie tylko jeśli chodzi o zapobieganie naruszeniom RODO. Nasi eksperci starają się jak najlepiej zabezpieczyć interesy organizacji lub przedsiębiorstwa, w której już doszło do incydentu związanego z ochroną danych osobowych.
Autorka: Natalia Krzesaj, Redakcja: Marta Buks
