Szkolenia z RODO – jak zapewnić zgodność z przepisami ochrony danych osobowych?

RODO wprowadziło na przedsiębiorców szereg nowych obowiązków. Ochrona danych osobowych to nie tylko wdrożenie odpowiedniej dokumentacji, ale także bieżące nadzorowanie procesów zachodzących w firmie, odpowiednie reagowanie na nie oraz stałe szkolenie pracowników w tym zakresie. W niniejszym artykule skupimy się na szkoleniu pracowników w zakresie ochrony danych osobowych.

Przepisy nakładają na przedsiębiorcę obowiązek wdrożenia odpowiednich środków ochrony danych osobowych (RODO), zarówno technicznych, jak i organizacyjnych, w taki sposób, aby zapewnić stopień bezpieczeństwa danych odpowiadający ryzyku naruszenia praw i wolności osób fizycznych.

Jednym ze środków organizacyjnych jest szkolenie personelu z zasad przetwarzania danymi osobowymi czyli tzw. RODO. Szkolenia zwiększają świadomość pracowników w zakresie istniejących zagrożeń i sposobów na ich minimalizowania. Nie bez przyczyny Kevin Mitnick, najbardziej znanego ze zuchwałych ataków hakerskich z lat 90. XX w. obejmujących kradzież danych i numerów kart kredytowych, który później został konsultantem ds. bezpieczeństwa i mówcą publicznym twierdził, że to „człowiek jest najsłabszym ogniwem w łańcuchu bezpieczeństwa”.

Można przyjąć, że bez świadomości konieczności ochrony powierzonych danych osobowych, pracownik naraża przedsiębiorcę na szkody spowodowane np.:

• popełnianiem podstawowych błędów takich jak: wysyłka e-mail’a do wielu zewnętrznych adresatów bez zastosowania kopii ukrytej, wysyłanie niezaszyfrowanych dokumentów, otwarcie podejrzanego e-mail’a, ustawienie prostych haseł, zapisywanie haseł w łatwo dostępnych miejscach etc.
• brakiem zgłoszenia lub zgłoszenie po terminie wystąpienie incydentu naruszenia danych osobowych (termin wprost wskazany w RODO wynosi 72 h na zgłoszenie incydentu do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Odpowiednio w przypadku wystąpienia wysokiego ryzyka naruszenia praw i wolności osoby fizycznej).

Natomiast przeszkolony personel realnie zmniejsza ryzyko wystąpienia incydentu naruszenia ochrony danych, straty finansowej czy wizerunkowej. Tymczasem wciąż wielu właścicieli małych firm wciąż lekceważy zagrożenie ze strony hakerów. Dlatego nawet jeśli stosują zabezpieczenia przed takimi atakami, zapominają o tym, że brak obowiązkowych szkoleń z zakresu RODO może znacząco zwiększyć ryzyko wystąpienia błędu ludzkiego, który może skutkować wyciekiem danych.

Przede wszystkim nie wystarczy przeszkolić raz. Zwykle szkolenie odbywa się na początku zatrudnienia i na tym się kończy. Nie jest to prawidłowe podejście. Brak szkoleń u pracodawców widoczny jest w przypadku wielu zgłaszanych naruszeń ochrony danych. Można to zauważyć zwłaszcza w przypadkach, w których do ujawnienia danych osobowych niewłaściwej osobie dochodzi w skutek nieprawidłowego zaadresowania przesyłki z danymi czy ataków ransomware, do których by nie doszło, gdyby personel był odpowiednio przeszkolony na okoliczność takich sytuacji. Dlatego niezwykle istotnym jest, aby szkolenia z zakresu ochrony danych osobowych były organizowane w sposób cykliczny.

Ponadto przedsiębiorca zobowiązany jest „móc wykazać” stosowania odpowiednich środków bezpieczeństwa. Znaczy to, że przedsiębiorca w celu wykazania, że pracownicy zostali przeszkoleni z zasad ochrony danych, powinien prowadzić rejestr szkoleń wraz z listą uczestników.

Należy zauważyć, że organ nadzorczy Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych w decyzjach administracyjnych nakładających karę pieniężną wskazuje na konieczność wprowadzenia „mechanizmów testowania, mierzenia i oceniania wiedzy pracowników z zakresu przeprowadzonych szkoleń, w celu sprawdzenia, czy pracownicy zrozumieli treść przekazanego materiału oraz mają świadomość ryzyk (…) i zagrożeń z tym związanych.”

Oznacza to, że nie wystarczy pracownika przeszkolić. Przedsiębiorca powinien sprawdzić czy i w jakim zakresie wiedza ze szkolenia została przez pracownika przyswojona.

Brak odpowiedniej wiedzy o ochronie danych osobowych skutkuje przede wszystkim narażeniem osób, których dane są przetwarzane (np. pracowników, klientów) na wystąpienie ryzyka naruszenia ich praw i wolności (nieprawidłowa ochrona danych prowadzić może do następujących konsekwencji: dostęp do danych osób nieuprawnionych, strata finansowa, kradzież tożsamości).

Brak szkoleń pracowników (oraz odpowiedniego udokumentowania odbytych szkoleń) naraża przedsiębiorcę na administracyjną karę pieniężną). W przypadku wystąpienia incydentu ochrony danych, brak cyklicznych szkoleń pracowników jest okolicznością, która niekorzystanie dla przedsiębiorcy wpływa na decyzję organu nadzorczego w sprawie wysokości nałożonej kary pieniężnej.

Incydenty powstałe z winy nieprzeszkolonego pracownika niekorzystnie wpływają na wizerunek przedsiębiorstwa, co może się wiązać również ze stratą finansową (utrata zaufania dotychczasowych i potencjalnych klientów).

Szkolenia z RODO to niezbędny element zapewnienia zgodności z przepisami ochrony danych osobowych. Dzięki nim przedsiębiorcy mogą skutecznie minimalizować ryzyko incydentów naruszenia ochrony danych, wzmocnić świadomość pracowników oraz chronić wizerunek firmy. Regularne i dobrze udokumentowane szkolenia to także dowód na wdrożenie odpowiednich środków bezpieczeństwa, co jest kluczowe podczas ewentualnych kontroli.

Nie czekaj, aż incydent naruszenia danych stanie się Twoim problemem – zainwestuj w profesjonalne szkolenia z zakresu ochrony danych osobowych i zyskaj pewność, że Twoja firma działa zgodnie z przepisami. Skontaktuj się z nami już dziś i zapewnij bezpieczeństwo swojej organizacji!