Startujesz w przetargach publicznych, ale czasem Twoje oferty są odrzucane przez Zamawiających? Czy Zamawiający może odrzucić ofertę, kiedy chce? Jakie są przesłanki odrzucenia oferty w myśl pzp i jak należy je uzasadnić, by ta czynność była skuteczna?
Co się dzieje po złożonemu oferty?
Zamawiający przed podjęciem decyzji co zrobić ze złożonymi ofertami najpierw musi je zbadać. Badanie odbywa się dwuetapowo. W pierwszej kolejności musi zbadać oferty pod kątem przedmiotowym, czy nie zachodzą właściwe przesłanki ich właśnie odrzucenia już na wstępnym etapie. Jeżeli, szczęśliwe dla wykonawców, Zamawiający niczego nie znajdzie analizuje już tylko ofertę, która uzyskała największą liczbę punktów w kryteriach oceny ofert. Ta pogłębiona analiza, również może doprowadzić do odrzucenia oferty badanej. W drugim etapie Zamawiający weryfikuje jednego wykonawcę pod względem podmiotowym, w szczególności czy spełnia warunki udziału w postępowaniu.
Jakie są przesłanki do odrzucenia oferty?
Ustawodawca przewidział w art. 226 ust. 1 ustawy pzp katalog przesłanek odrzucenia oferty. Do najczęściej spotykanych należy złożenie oferty:
- Po terminie składania ofert.
- Przez wykonawcę podlegającego wykluczeniu z postępowania lub niespełniającego warunków udziału w postępowaniu, lub który nie złożył w przewidzianym terminie określonych oświadczeń lub dokumentów na wezwanie Zamawiającego.
- Niezgodnej z przepisami ustawy.
- Nieważnej na podstawie odrębnych przepisów.
- Której treść jest niezgodna z warunkami zamówienia.
- W niewłaściwej formie.
- W warunkach czynu nieuczciwej konkurencji.
- Która zawiera rażąco niską cenę lub koszt w stosunku do przedmiotu zamówienia.
- Która zawiera błędy w obliczeniu ceny lub kosztu.
- Przez wykonawcę bez wniesienia wadium, jeżeli było wymagane.
Wszystkich przesłanek odrzucenia oferty ustawodawca przewidział aż osiemnaście.
Czy Zamawiający może odrzucić ofertę bez uzasadnienia?
Odrzucenie oferty jest jedną z najbardziej dolegliwych czynności Zamawiającego względem wykonawcy. Taka czynność, jak zresztą każda inna w postępowaniu, musi zostać właściwie uzasadniona. Zgodnie z treścią art. 252 ust. 1 ustawy pzp Zamawiający ma obowiązek poinformować jednocześnie wszystkich wykonawców, którzy złożyli oferty o rozstrzygnięciu postępowania, w tym o tym kto wygrał oraz czyja oferta została odrzucona, podając uzasadnienie faktyczne i prawne. Już sam prawodawca przesądził, że czynność odrzucenia oferty musi zostać uzasadniona w stosownym piśmie do wykonawcy. Co więcej to uzasadnienie musi składać się dwóch części – uzasadnienia faktycznego i prawnego.
Z czego składa się uzasadnienie odrzucenia oferty?
Uzasadnienie prawne to wskazanie konkretnego przepisu ustawy, który w danych okolicznościach ma zastosowanie, tzn. na którą przesłankę z art. 226 ustawy pzp się powołuje. Drugim elementem odrzucenia oferty jest uzasadnienie faktyczne.
Uzasadnienie faktyczne jest de facto najistotniejszym elementem odrzucenia. Niektórzy Zamawiający błędnie przyjmują, że wystarczającym będzie zacytowanie treści przepisu. Jest to dalece niewystarczające, a nawet sprzeczne z przepisem. Uzasadnieniem faktycznym jest bowiem opis tego, co Zamawiający uważa za sprzeczne z ustawą lub dokumentacją postępowania, co skłoniło go do odrzucenia oferty. Jest to niezwykle ważne, ponieważ dopiero uzasadnienie faktyczne pozwala wykonawcy zrozumieć czy i gdzie popełnił błąd oraz, jeżeli uzna to za stosowne podjąć decyzję o złożeniu odwołania i dowodzeniu przed KIO, że to Zamawiający popełnił błąd. Bez dobrze umotywowanego odrzucenia wykonawcy odbiera się w istocie jego podmiotowe prawo do odniesienia w odwołaniu do tez zaprezentowanych przez Zamawiającego w piśmie o odrzuceniu oferty.
Co stanie się gdy uzasadnienia nie będzie albo będzie niewystarczające?
Wielokrotnie na jakość treści pismo Zamawiającego o odrzuceniu oferty wypowiadała się KIO. W wyroku KIO 30/12 wskazano: „Brak poinformowania o przyczynach faktycznych i prawnych wykluczenia wykonawcy lub odrzucenia oferty stanowi naruszenie art. 92 ust. 1 pkt 2 i 3 Pzp i może stanowić istotne naruszenie uprawnień wykonawcy do korzystania ze środków ochrony prawnej, co może mieć znaczący wpływ na wynik postępowania”. Podobnie Izba orzekła w wyroku KIO 877/12. Oba orzeczenia zapadły na gruncie starych przepisów, ale zachowują aktualność. Linia interpretacyjna jest bowiem tutaj jednoznaczna i niezmienna od lat.
Brak uzasadnienia, które będzie konkretne i wyczerpujące, oznacza wadliwość czynności odrzucenia oferty, i z całą pewnością zostanie podważona przez KIO w postępowaniu odwoławczym. Należy pamiętać, że od 2021 roku zaskarżeniu do KIO podlega każde działanie i zaniechanie Zamawiającego w toku postępowania o udzielenia zamówienia publicznego.
Czy zamawiający może odrzucić ofertę przetargową bez uzasadnienia? | Podsumowanie
Każdy zatem wykonawca powinien dokładnie czytać pisma otrzymywane od Zamawiającego, szczególnie te dotyczące rozstrzygnięcia postępowania. Możliwe, że będą źle sformułowane, a to otworzy drogę do odwołania, o ile oczywiście będzie miał interes w uzyskaniu zamówienia.
Najczęściej zadawane pytania
Kiedy moja oferta może zostać odrzucona w postępowaniu przetargowym?
Twoja oferta może zostać odrzucona, jeżeli popełnisz błędy przy jej składaniu, które opisano w art. 226 ustawy. Przykładowo zostanie odrzucona, jeżeli nie podpiszesz oferty, nie wpłacisz wadium lub nie spełnisz warunków udziału w postępowaniu.
Jak dowiem się, że moja oferta została odrzucona?
Zamawiający ma obowiązek poinformować każdego wykonawcę o rozstrzygnięciu postępowania. Oznacza to, że musi cię poinformować o tym czyją ofertę wybrał jako najkorzystniejszą oraz czyje oferty zostały odrzucone i dlaczego.
Nie zgadzam się z odrzuceniem mojej oferty, co mogę zrobić?
Na każdą czynność Zamawiającego przysługuje ci odwołanie do Prezesa Krajowej Izby Odwoławczej. Dokładnie zawsze czytaj co pisze do ciebie Zamawiający, liczy się nie tylko fakt dostarczenia ci informacji, ale też jej jakość, a więc samo uzasadnienie pisma.