Praca tymczasowa a outsourcing – kluczowe różnice i sposoby zabezpieczenia modelu outsourcingowego

Wraz z rozwojem wiele firm staje przed dylematem czy realizować dany proces w całości w ramach własnej organizacji, czy korzystać z zasobów ludzkich i usług zewnętrznych, czy to uzupełniająca czy w całości outsourcując procesy. Kreuje to rynek zbytu dla firm prowadzących działalność m.in. jako agencje pracy tymczasowej lub outsourcerzy.

Choć oba modele pozwalają na elastyczne zarządzanie zasobami ludzkimi, mają różne podstawy prawne, funkcjonalność oraz konsekwencje prawne i finansowe. Zrozumienie różnic między nimi jest kluczowe dla bezpiecznego prowadzenia biznesu i uniknięcia ryzyka podważenia stosowanego modelu współpracy.

Praca tymczasowa to forma zatrudnienia uregulowana w przepisach ustawy o zatrudnianiu pracowników tymczasowych (t.j. Dz. U. z 2025 r. poz. 236), w której pracownik tymczasowy świadczy pracę na rzecz pracodawcy użytkownika, ale pozostaje formalnie zatrudniony przez agencję pracy tymczasowej. Zgodnie z ustawą o zatrudnianiu pracowników tymczasowych, jest to praca wykonywana:

• w celu zaspokojenia sezonowego, okresowego lub doraźnego zapotrzebowania pracodawcy użytkownika,
• w sytuacji, gdy wykonanie danej pracy w określonym terminie nie byłoby możliwe przez stałych pracowników,
• w zastępstwie nieobecnego pracownika.

Pracownik tymczasowy jest podporządkowany organizacyjnie i kierowniczo pracodawcy użytkownikowi, co oznacza, że to on wydaje polecenia dotyczące realizowanej pracy, nadzoruje jej wykonywanie i ewidencjonuje czas pracy.

Sąd najwyższy w wyroku z dnia 23 czerwca 2021 r. (I USKP 37/21) podkreśla, że outsourcing oznacza przekazanie określonych zadań do realizacji przez firmę zewnętrzną, bez przejęcia nad nią bezpośredniej kontroli. Kluczową cechą odróżniającą outsourcing od stosunku pracy jest brak formalnego i faktycznego podporządkowania pracownika klientowi outsourcingu. Podkreślono również, że w outsourcingu insourcer nie pozostaje w żadnym stosunku prawnym z osobą faktycznie wykonującą pracę.

W wyroku z 2 października 2019 r. (II UK 103/18) Sąd Najwyższy wskazał natomiast, że umowa outsourcingowa to umowa nienazwana, w której podmiot zewnętrzny przejmuje całość danego procesu, co odróżnia ją od umowy podwykonawczej. Sąd podkreślił, że outsourcing nie prowadzi do przejęcia pracowników w rozumieniu art. 231 k.p. Oznacza to, że osoby wykonujące usługę nie stają się automatycznie pracownikami klienta outsourcingu.

W wyroku z 27 stycznia 2016 r. (I PK 21/15) Sąd Najwyższy uznał, że podstawową cechą odróżniającą outsourcing od pracy tymczasowej jest brak bezpośredniego i stałego podporządkowania wykonawców wobec insourcera. Pracownicy outsourcera mogą podlegać jedynie pośredniemu nadzorowi. Odróżnia ich od pracowników tymczasowych, którzy pozostają pod kierownictwem pracodawcy użytkownika.

Aby uniknąć ryzyka uznania outsourcingu za pracę tymczasową, konieczne jest wdrożenie odpowiednich zabezpieczeń prawnych i organizacyjnych. Kluczowe kwestie to:

1. Brak podporządkowania kierownictwu klienta
• Pracownicy outsourcera powinni otrzymywać polecenia tylko od swoich przełożonych z firmy outsourcera, natomiast komunikacja pomiędzy outsourcerem a Klientem na temat realizacji umowy powinna się odbywać na zasadach określonych w umowie.
• Klient nie może wydawać bezpośrednich instrukcji dotyczących sposobu wykonywania pracy.
2. Całościowe przejęcie procesu
• Outsourcer powinien przejmować kompleksowo cały proces, a nie tylko jego fragment.
• W przypadku podziału procesu między outsourcera a klienta może spełniać definicję pracy tymczasowej.
3. Formalna i faktyczna niezależność
• Insourcer nie może monitorować czasu pracy outsourcera w sposób tożsamy z kontrolą nad własnymi pracownikami.
• Komunikacja w zakresie realizacji usługi na terenie zakładu klienta, powinna być realizowana w wyraźnie określony sposób, za pośrednictwem konkretnie wskazanych osób.
4. Uregulowanie zasad współpracy w umowie
• Zasady realizacji usługi i kontaktu pomiędzy Stronami powinny być precyzyjnie określone w treści umowy.

Zważywszy na podobieństwa do pracy zdalnej, outsourcing w wydaniu odbiegającym od klasycznego jest regularnie kontrolowany przez odpowiednie organy.

Podważenie outsourcingu przez organy kontrolne może mieć poważne skutki, w tym:

• konieczność rejestracji jako agencja pracy tymczasowej,
• obowiązek odprowadzenia składek i podatków od wynagrodzeń pracowników jak dla własnych etatowych pracowników,
• możliwość nałożenia kar administracyjnych,
• sankcje wynikające z niezgodności umów cywilnoprawnych z faktycznym stanem współpracy.

Różnica między pracą tymczasową a outsourcingiem ma kluczowe znaczenie dla prawidłowej identyfikacji czy planowana usługa stanowić będzie outsourcing czy działalność agencji pracy tymczasowej. Firmy planujące outsourcing powinny zwrócić uwagę na odpowiednie zapisy w umowach i sposób faktycznego realizowania usługi, co zapewni im stabilność działania i bezpieczeństwo prawne.

Uprzednie przygotowanie się do outsourcingu i skorzystanie ze wsparcia specjalisty może być najlepszym rozwiązaniem.