Przystąpienie do postępowania o udzielenie zamówienia publicznego często budzi obawy związane z formalizmem i kontaktami z sektorem publicznym. W praktyce jednak rynek zamówień publicznych jest stabilny, przewidywalny i może stanowić wartościowe źródło zleceń. Kluczowe jest odpowiednie przygotowanie do złożenia oferty. W artykule opracowanym przez naszego specjalistę, dr. Piotra Schmidta, przedstawiamy pięć najważniejszych elementów, które należy przeanalizować przed przystąpieniem do przetargu publicznego. Złożenie oferty w przetargu publicznym może się wydawać trudne, choć w rzeczywistości wcale tak nie jest. Wystarczy zastosować kilka prostych zasad by zminimalizować ryzyko jej nie przyjęcia, odrzucenia lub pominięcia, ze względu na cenę.
Przeczytaj dokładnie dokumentację postępowania
W pierwszej kolejności należy dokładnie przeczytać dokumentację postępowania, tj. Specyfikację Warunków Zamówienia (SWZ), wszystkie załączniki do niej, w szczególności opis przedmiotu zamówienia oraz projektowane postanowienia umowy lub projekt umowy. Zapamiętaj, że kształt dokumentacji postępowania u każdego zamawiającego publicznego jest inny. Jedni Zamawiający tworzą dokumentację postępowania jako jeden dokument lub plik zawierający wszystkie treści i tak zamieszczają je na stronie internetowej prowadzonego postępowania. Inni dzielą dokumentację na merytoryczne plik – osobno SWZ, osobno OPZ, osobno projekt umowy, osobno inne załączniki (a bywa, że jest ich wiele) i tak je publikują. Jeszcze inni pliki pakują lub stosują „techniki mieszane”. Bez względu na to, należy całą dokumentację skrupulatnie przeczytać.
Przeanalizuj warunki udziału w postępowaniu
Po drugie należy przeanalizować, czy spełniasz warunki udziału w postępowaniu oraz czy nie podlegasz wykluczeniu z niego. Przeanalizuj w szczególności, czy Zamawiający będzie stosował fakultatywne przesłanki wykluczenia, o których mowa w art. 109 pzp. To o tyle ważne, że większość z nich stosuje tylko te obligatoryjne. Pamiętaj też, że jeżeli zamawiający przewidział warunki udziału w postępowaniu, musisz dokładnie udowodnić ich spełnianie. Zamawiający to wnikliwie sprawdzi i będzie wyjaśniał wszelkie nieścisłości.
Jak określić realną cenę w przetargu publicznym?
Określ realnie cenę, sztucznie jej nie zaniżaj. Pamiętaj, że ustawa pzp przewiduje instytucję rażąco niskiej ceny. Ustawodawca przewidział, że zamawiający może wezwać do wyjaśnienia ceny oferty lub jej elementów składowych, jeżeli wydadzą mu się rażąco niskie w stosunku do przedmiotu zamówienia. Dodatkowo, jeżeli zaproponowana przez ciebie cena będzie odbiegać o co najmniej 30% od średniej wszystkich złożonych ofert lub szacunku wartości zamówienia powiększonego o należny podatek, zamawiający będzie musiał cię wezwać do wyjaśnienia jak obliczyłeś zaproponowaną w ofercie cenę.
Nie prowadź również inżynierii cenowej, tzn. nie zaniżaj jednych jej składników, szczególnie tych, które mogą wystąpić rzadziej przy realizacji umowy oraz nie zawyżaj tych, które z pewnością będą stanowiły duży udział w realizacji umowy. Zmaksymalizujesz zyski, ale zamawiający może to uznać za podstawę odrzucenia twojej oferty. Jeżeli uzna, że twoje działania mogłyby być kwalifikowane jako czyn nieuczciwej konkurencji, może to zgłosić do właściwych instytucji, w szczególności prezesowi Urzędu Ochrony Konkurencji i Konkurentów.
Warto przeprowadzić analizę historyczną podobnych zamówień u danego zamawiającego. Jest to o tyle istotne, że może dać informację zwrotną co do cen ofert złożonych w poprzednich, podobnych postępowaniach. Szczególnie ważne jest zapoznanie się z ogłoszeniami o wynikach postępowania lub udzieleniu zamówienia, w których Zamawiający ma obowiązek wskazać z kim i na jaką kwotę została zawarta umowa. Będzie zatem wiadomo jaki orientacyjny budżet należy zaplanować na potrzeby trwającego postępowania.
Ustal, czy masz moce przerobowe do realizacji zamówienia
Przeanalizuj czy w ogóle masz moce przerobowe do zrealizowania zamówienia, o ile twoja oferta zostanie wybrana jako najkorzystniejsza i zawrzesz umowę o zamówienie publiczne. Jeżeli po wyborze, a przed zawarciem umowy stwierdzisz, że nie zdołasz wykonać zamówienia, a w postępowaniu przewidziano wadium, w takich okolicznościach zostanie ci ono zabrane. Jeżeli natomiast stwierdzisz, że nie masz mocy przerobowych do wykonania umowy już po jej zawarciu, możesz mieć problemy w przyszłości ze startowaniem w kolejnych przetargach. Istnieją bowiem stosowne przesłanki wykluczenia z postępowania, które mogą być względem ciebie skuteczne do trzech lat.
Jak właściwie podpisać ofertę przetargu publicznego?
Wydaje się to być oczywiste, ale pamiętaj o właściwym podpisaniu oferty. W postępowaniach przetargowych nie składa się już ofert „na papierze” z podpisem odręcznym. Wszelka komunikacja z Zamawiającym, w tym składanie ofert, odbywa się przy użyciu środków komunikacji elektronicznej. Ofertę składa się jako plik podpisany kwalifikowanym podpisem elektronicznym w postępowaniach unijnych albo podpisem kwalifikowanym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym w postępowaniach krajowych. Przed wysłaniem oferty zamawiającemu zawsze sprawdź poprawność złożonych podpisów oraz nie modyfikuj plików po podpisaniu.
- Kwalifikowany podpis elektroniczny – zaawansowany podpis elektroniczny, który jest składany za pomocą kwalifikowanego urządzenia do składania podpisu elektronicznego i opiera się na kwalifikowanym certyfikacie podpisu elektronicznego,
- Podpis zaufany – podpis elektroniczny, którego autentyczność i integralność są zapewniane przy użyciu pieczęci elektronicznej ministra właściwego do spraw informatyzacji,
- Podpis osobisty to zaawansowany podpis elektroniczny. Prawdziwość danych posiadacza podpisu potwierdza certyfikat podpisu osobistego, zawierający imię (imiona), nazwisko, obywatelstwo oraz numer PESEL.
- Skan oferty z podpisem odręcznym, nie będzie przyjęty jako prawidłowa oferta.
Co musisz zrobić zanim złożysz ofertę w przetargu publicznym? | Podsumowanie
Składania ofert w postępowaniach o udzielenie zamówienia publicznego nie trzeba się obawiać. Trzeba jednak podejść do tego z należytą starannością. Decyzję o jej złożeniu lub nie warto podejmować dopiero po przeprowadzeniu analiz własnych zdolności wstępnych, tzn. tych związanych ze spełnieniem postawionych przez zamawiającego warunków udziału w postępowaniu oraz realizacyjnych, tzn. związanych z opłacalnością realizacji zamówienia oraz tym, czy będziesz miał moce przerobowe by je wykonać.
Chcesz bezpiecznie i skutecznie przygotować ofertę w zamówieniach publicznych? Skontaktuj się z nami, Kancelaria, Halaś Konieczny i Wspólnicy to eksperci, którzy pomogą Ci przeanalizować dokumentację, przygotować ofertę i przejść przez cały proces przetargowy bez ryzyka.
Najczęściej zadawane pytania
Jakie dokumenty należy dokładnie przeanalizować przed złożeniem oferty w zamówieniu publicznym?
Przede wszystkim Specyfikację Warunków Zamówienia (SWZ), wszystkie załączniki, opis przedmiotu zamówienia oraz projekt umowy. Ważne jest, aby przeanalizować całą dokumentację, nawet jeśli jest podzielona na wiele plików lub różnie udostępniona przez zamawiającego.
Co zrobić, jeśli moja cena w ofercie może zostać uznana za rażąco niską?
Należy realnie określić cenę, unikając zaniżania niektórych składników i sztucznego zawyżania innych. Warto także przeanalizować historyczne wyniki podobnych zamówień, aby zaplanować ofertę w zgodzie z rynkowymi realiami i uniknąć ryzyka wezwania przez zamawiającego do wyjaśnień.
Jakie konsekwencje mogą wyniknąć z braku mocy przerobowych do realizacji zamówienia po jego wygraniu?
Brak odpowiednich zasobów może skutkować utratą wadium, problemami w realizacji umowy oraz wykluczeniem z udziału w przyszłych postępowaniach przetargowych nawet na 3 lata. Dlatego przed złożeniem oferty warto dokładnie ocenić swoje możliwości wykonawcze.