W 2025 roku pojawiła się propozycja wprowadzenia nowej preferencji podatkowej, która może istotnie wpłynąć na sposób planowania inwestycji w przedsiębiorstwach. Mowa o tzw. uldze na bezpieczeństwo – mechanizmie, który zgodnie z założeniami projektu ma umożliwić odliczenie nawet 200% kosztów kwalifikowanych związanych z poprawą bezpieczeństwa w miejscu pracy.
Choć rozwiązanie pozostaje na etapie projektu legislacyjnego, już dziś warto przeanalizować jego potencjalne konsekwencje dla firm – zarówno pod kątem podatkowym, jak i organizacyjnym. Dla wielu podmiotów może to być bowiem nie tylko instrument optymalizacji obciążeń fiskalnych, lecz także realny impuls do podniesienia standardów ochrony pracowników i infrastruktury.
Jaka jest istota projektowanej ulgi?
Projekt ulgi na bezpieczeństwo zakłada możliwość odliczenia od podstawy opodatkowania aż 200% określonych wydatków poniesionych na działania prewencyjne i inwestycje poprawiające bezpieczeństwo w przedsiębiorstwie. Rozwiązanie to wpisuje się w szerszy trend wykorzystywania ulg podatkowych jako narzędzi stymulujących rozwój oraz poprawę warunków prowadzenia działalności gospodarczej.
Z perspektywy podatku dochodowego oznaczałoby to realne obniżenie zobowiązania podatkowego przy jednoczesnym zwiększeniu nakładów na infrastrukturę i szkolenia. Co istotne, projekt przewiduje dostępność ulgi zarówno dla osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą, jak i dla osób prawnych, co czyni ją rozwiązaniem uniwersalnym pod względem formy prawnej przedsiębiorstwa.
W praktyce kluczowe znaczenie będzie miało precyzyjne ustalenie katalogu kosztów kwalifikowanych oraz właściwe ich udokumentowanie. To właśnie na tym etapie pojawi się potrzeba ścisłej współpracy działu finansowego z doradcą podatkowym lub kancelarią prawną.
Jaki jest zakres kosztów kwalifikowanych?
Zgodnie z założeniami projektu odliczeniu mają podlegać wydatki rzeczywiście związane z poprawą bezpieczeństwa w miejscu pracy. Wśród nich wskazuje się m.in. zakup sprzętu specjalistycznego, takiego jak systemy alarmowe, urządzenia przeciwpożarowe, czujniki czy systemy kontroli dostępu. Wydatki te, o ile spełniają ogólne kryteria kosztów uzyskania przychodów, mogą zostać objęte preferencją podatkową.
Projekt uwzględnia także nakłady na szkolenia pracowników z zakresu BHP oraz pierwszej pomocy. W przedsiębiorstwach prowadzących działalność badawczo-rozwojową szkolenia te mogą dodatkowo wpisywać się w politykę zarządzania ryzykiem przy wdrażaniu nowych technologii lub testowaniu innowacyjnych rozwiązań.
Odliczeniu mogą podlegać również wydatki na wyposażenie ratunkowe oraz środki ochrony indywidualnej, o ile są one prawidłowo ujęte w dokumentacji księgowej i pozostają w bezpośrednim związku z prowadzoną działalnością.
Z biznesowego punktu widzenia istotne będzie nie tylko samo poniesienie wydatku, lecz także jego właściwa klasyfikacja – czy jako koszt bieżący, czy jako element inwestycji w środki trwałe lub wartości niematerialne i prawne.
Jakie są podmioty uprawnione i relacja do innych ulg?
Projektowana ulga ma mieć charakter powszechny i obejmować zarówno jednoosobowych przedsiębiorców, jak i spółki prawa handlowego. Dla większych podmiotów szczególnie interesująca może być możliwość łączenia ulgi na bezpieczeństwo z innymi preferencjami, takimi jak ulga badawczo-rozwojowa czy odliczenia związane z kwalifikowanymi prawami własności intelektualnej.
W tym obszarze pojawia się jednak istotne ryzyko – konieczność unikania podwójnego rozliczania tych samych wydatków. Prawidłowe zaplanowanie struktury rozliczeń będzie wymagało analizy, czy dany koszt nie został już uwzględniony w ramach innej preferencji podatkowej.
W praktyce oznacza to potrzebę wdrożenia przejrzystej ewidencji wydatków oraz odpowiedniego oznaczania kosztów przypisanych do poszczególnych projektów lub obszarów działalności.
Jakie jest znaczenie dokumentacji i przygotowania organizacyjnego?
Skorzystanie z ulgi na bezpieczeństwo nie będzie sprowadzać się wyłącznie do poniesienia określonych wydatków. Projekt podkreśla znaczenie rzetelnego księgowania i prowadzenia ewidencji, która pozwoli na wykazanie zasadności odliczeń.
Z perspektywy compliance oznacza to konieczność przygotowania przedsiębiorstwa w kilku obszarach. Po pierwsze, wskazane będzie przeprowadzenie audytu bezpieczeństwa i zidentyfikowanie obszarów wymagających inwestycji. Po drugie, należy opracować plan wdrożenia oraz budżet, który umożliwi racjonalne i udokumentowane ponoszenie wydatków. Po trzecie, konieczne będzie zapewnienie spójności między dokumentacją operacyjną a ewidencją księgową.
W przedsiębiorstwach realizujących projekty badawcze lub inwestujących w nowe technologie szczególnego znaczenia nabierze dokumentowanie zaangażowania pracowników w procesy poprawy bezpieczeństwa. Wynagrodzenia osób uczestniczących w takich projektach, w określonych warunkach, mogą bowiem stanowić element kosztów podlegających odliczeniu.
Ochrona prawna inwestycji w bezpieczeństwo
W niektórych przypadkach inwestycje w bezpieczeństwo mogą prowadzić do powstania rozwiązań technicznych lub organizacyjnych wymagających ochrony prawnej. Projekt wskazuje, że wydatki związane z uzyskaniem praw ochronnych – np. patentów, wzorów przemysłowych czy programów komputerowych – mogą stanowić element kosztów kwalifikowanych, o ile pozostają w związku z prowadzoną działalnością.
Dla przedsiębiorców oznacza to konieczność równoległego planowania działań podatkowych i prawnych. Odpowiednia klasyfikacja jako wartości niematerialnych i prawnych oraz prawidłowe ewidencjonowanie kosztów będzie miało istotne znaczenie dla bezpieczeństwa rozliczeń.
Czym jest ulga na bezpieczeństwo? | Podsumowanie
Ulga na bezpieczeństwo, jeśli zostanie uchwalona w proponowanym kształcie, może stać się jednym z istotniejszych narzędzi wspierających inwestycje w poprawę warunków pracy i ochronę majątku przedsiębiorstwa. Możliwość odliczenia 200% kosztów kwalifikowanych stanowi silny bodziec finansowy, który przy odpowiednim zaplanowaniu może przełożyć się na realne oszczędności podatkowe.
Jednocześnie mechanizm ten będzie wymagał starannego przygotowania – zarówno pod względem prawnym, jak i księgowym. Dla przedsiębiorców oznacza to konieczność wcześniejszej analizy struktury kosztów, weryfikacji możliwości łączenia ulg oraz wdrożenia przejrzystych procedur dokumentacyjnych.
W praktyce największe korzyści osiągną te podmioty, które potraktują projektowaną ulgę nie jako jednorazową preferencję podatkową, lecz jako element długofalowej strategii zarządzania ryzykiem i optymalizacji obciążeń fiskalnych.
Najczęściej zadawane pytania
Czym jest ulga na bezpieczeństwo?
Ulga na bezpieczeństwo to projektowana preferencja podatkowa, która ma umożliwić przedsiębiorcom odliczenie od podstawy opodatkowania nawet 200% kosztów kwalifikowanych poniesionych na poprawę bezpieczeństwa w miejscu pracy. Jej celem jest zachęcenie firm do inwestowania w rozwiązania zwiększające ochronę pracowników oraz infrastruktury przedsiębiorstwa.
Jakie wydatki mają być objęte ulgą?
Projekt zakłada, że odliczeniu będą podlegały koszty kwalifikowane związane z poprawą bezpieczeństwa, w tym wydatki na zakup sprzętu specjalistycznego (np. systemy alarmowe, urządzenia przeciwpożarowe, kontrolę dostępu), szkolenia z zakresu BHP i pierwszej pomocy oraz wyposażenie ratunkowe. Warunkiem będzie ich właściwe udokumentowanie i zgodność z ustawowym katalogiem.
Czy ulga obejmie tylko duże firmy?
Nie. Projekt przewiduje, że z ulgi będą mogli skorzystać zarówno przedsiębiorcy będący osobami fizycznymi, jak i osoby prawne, w tym spółki prawa handlowego . Rozwiązanie ma mieć charakter uniwersalny, niezależny od formy prawnej prowadzonej działalności.
Czy z ulgi będą mogły korzystać firmy prowadzące działalność badawczo-rozwojową?
Tak. ulga może mieć szczególne znaczenie dla podmiotów prowadzących prace badawczo-rozwojowe, zwłaszcza gdy inwestycje w bezpieczeństwo są powiązane z testowaniem nowych rozwiązań technologicznych . Należy jednak zachować ostrożność przy łączeniu różnych preferencji podatkowych, aby uniknąć podwójnego rozliczenia tych samych kosztów.
Czy wydatki na wynagrodzenia pracowników mogą być objęte ulgą?
Zgodnie z przedstawionymi założeniami, w określonych sytuacjach wynagrodzenia pracowników zaangażowanych w proces poprawy bezpieczeństwa mogą stanowić element kosztów kwalifikowanych, szczególnie gdy są powiązane z projektami rozwojowymi lub wdrożeniowymi. Kluczowe będzie jednak właściwe udokumentowanie zakresu ich zaangażowania.
Czy koszty uzyskania praw ochronnych również mogą być objęte ulgą?
W kontekście inwestycji w bezpieczeństwo możliwe jest uwzględnienie wydatków związanych z uzyskaniem praw ochronnych, takich jak patenty, wzory przemysłowe czy programy komputerowe, o ile pozostają one w związku z działalnością gospodarczą i są prawidłowo sklasyfikowane w ewidencji.
Jak przygotować firmę do skorzystania z ulgi?
Skorzystanie z ulgi będzie wymagało nie tylko poniesienia wydatków, lecz także ich rzetelnego udokumentowania oraz właściwego ujęcia w księgach rachunkowych . W praktyce oznacza to potrzebę przeprowadzenia audytu bezpieczeństwa, zaplanowania inwestycji oraz zapewnienia spójności dokumentacji operacyjnej i finansowej.
