Czy można zmienić umowę po przetargu? Zasady i wyjątki w zamówieniach publicznych

System zamówień publicznych wydaje się hermetyczny i nieprzystępny. Wykonawcy mają obawy, niesłuszne, że zawarcie umowy z podmiotem publicznym jest jak podpisanie cyrografu, na podstawie którego zostaną związani z zamawiającym na dobre i na złe. Szczególnie mają wątpliwości co do modyfikowania umowy po jej zawarciu, w kontekście, często wyimaginowanych, wątpliwości i oporu zamawiających.

Jak współpracować stronami przy realizacji umowy w zamówieniach publicznych?

Przede wszystkim należy stwierdzić, że ustawodawca dostrzegł powyżej wskazane obawy wykonawców i wprost w ustawie wskazał, na obowiązek współpracy zamawiającego z wykonawcą w celu wykonania zawartej umowy. Jest to oczywistość, przecież zamawiającemu zależy na wykonaniu zamówienia, a wykonawcy na zapłacie. Niemniej jednak znane są stanowiska wykonawców, którzy wskazywali na to, że zamawiający stawiają się w uprzywilejowanej pozycji względem nich. Stąd też w nowej ustawie jednoznacznie wskazano na obowiązek współpracy przy realizacji umowy o zamówienie publiczne. Wydaje się, że ten przepis skierowany jest przede wszystkim do zamawiających. Współpraca polega również na możliwości zmieniania umowy, o ile zajdą okoliczności to uzasadniające oraz jeżeli nie będzie to sprzeczne z ustawą.

Jakie zmiany są dopuszczalne w umowie o zamówienia publiczne?

Umowa o zamówienie publiczne jest zwykłą umową cywilnoprawną w swojej istocie. Tym co ją wyróżnia to fakt, że jest zawierana po przeprowadzeniu szczególnego postępowania publicznego oraz co do której ustawodawca postawił szczególne oczekiwania, w tym w zakresie jej zmian po zawarciu.

Czym są zmiany istotne w zamówieniach publicznych i kiedy wymagają nowego postępowania?

Ogólna zasadą jest zakaz dokonywania zmian istotnych. Chęć lub potrzeba wprowadzenia takiej zmiany wymaga przeprowadzenia nowego postępowania o zamówienie publiczne. Zmiana jest istotna, jeżeli powoduje, że charakter umowy zmienia się w sposób istotny w stosunku do pierwotnej umowy, w szczególności jeżeli zmiana:

1. wprowadza warunki, które, gdyby zostały zastosowane w postępowaniu o udzielenie zamówienia, to wzięliby w nim udział lub mogliby wziąć udział inni wykonawcy lub przyjęte zostałyby oferty innej treści;
2. narusza równowagę ekonomiczną stron umowy na korzyść wykonawcy, w sposób nieprzewidziany w pierwotnej umowie;
3. w sposób znaczny rozszerza albo zmniejsza zakres świadczeń i zobowiązań wynikający z umowy;
4. polega na zastąpieniu wykonawcy, któremu zamawiający udzielił zamówienia, nowym wykonawcą w przypadkach innych, niż wskazane w art. 455 ust. 1 pkt 2 ustawy pzp.

Jakie pozostałe zmiany w umowie są dopuszczalne w zamówieniach publicznych?

Wszelkie inne zmiany są dopuszczalne na warunkach wskazanych w ustawie pzp. Podstawą furtką do wprowadzania zmian do umowy jest przewidzenie możliwości ich wprowadzenia w samej umowie, wraz z opisaniem ich rodzaju i zakresu oraz warunków ich wprowadzenia. Ponadto dopuszczalne są zmiany związane z:

1. przekształceniami organizacyjnymi wykonawcy,
2. konicznością zrealizowania dodatkowych prac, których nie uwzględniono wcześniej (działając z należytą staranności), a zmiana wykonawcy byłaby nieuzasadniona względami praktycznymi i ekonomicznymi,
3. wystąpieniem okoliczności, których nie można było przewidzieć wcześniej,

Dodatkowo ustawodawca przewidział możliwość zmiany lub zmian, których łączna wartość jest mniejsza niż progi unijne oraz jest niższa niż 10 % wartości pierwotnej umowy, w przypadku zamówień na usługi lub dostawy, albo 15 %, w przypadku zamówień na roboty budowlane.

Jakakolwiek zmiana nie może zmieniać ogólnego charakteru umowy.

Jak działa waloryzacja wynagrodzenia w zamówieniach publicznych?

Należy przypomnieć, że ustawa pzp przewiduje wprost możliwość zmiany umowy, polegającej na waloryzacji, in plus oraz in minus, wynagrodzenia wykonawcy. Przewidziano dwa rodzaje waloryzacji. Pierwszy to waloryzacja wynagrodzenia związana ze zmianą publicznoprawnych obciążeń na rynku (stawka VAT, wysokość składek, ppk), która jest obowiązkowa do przewidzenia przez zamawiającego w umowie, o ile umowa jest zawierana na dłużej niż 12 miesięcy. Drugi rodzaj, to waloryzacja wynagrodzenia związana ze zmianą cen materiałów lub kosztów realizacji zamówienia. Zamawiający jest zobowiązany do przewidzenia w umowie możliwości takiej waloryzacji, o ile umowa jest zawierana na więcej niż 6 miesięcy. Należy zaznaczyć, że waloryzacja nie jest co do zasady automatyczna. Wykonawca zawsze musi we wniosku o jej wprowadzenie wskazać, w jaki sposób te zmiany wpływają na jego koszty i zysk w związku z realizacją umowy.

Jak wygląda praktyka zamawiających przy zmianach umów w zamówieniach publicznych?

W praktyce zamawiający godzą się na zmiany umowy o zamówienie publiczne, przede wszystkim w sytuacjach obiektywnie uzasadnionych, a więc tych wprost wynikających z przepisów prawa. Każda inna zmiana poddawana jest ocenie. Oczywiście zamawiający nie mogą arbitralnie odmawiać wprowadzenia zmian do umowy, w szczególności ze względu na ogólną zasadę współpracy stron umowy o zamówienie publiczne.

Dlaczego nie należy się bać zmian umów w zamówieniach publicznych? | Podsumowanie

Zmiany umowy o zamówienie publiczne nie są zakazane. Ważne by konieczność lub potrzebę ich wprowadzenia właściwie uzasadnić. 

Najczęściej zadawane pytania