Nie każda spółka potrzebuje osobnego działu compliance, ale każda spółka potrzebuje odpowiedzialnego podejścia do zgodności. Lepiej działać zanim pojawi się problem. Compliance w spółce kojarzy się zwykle z dużymi korporacjami, ale zagadnienie to dotyczy także małych i średnich przedsiębiorców. Nie oznacza to jednak, że każda spółka powinna tworzyć w swoich strukturach dział compliance, ale każdy przedsiębiorca powinien świadomie zarządzać ryzykiem braku zgodności z przepisami prawa.
Jedną z najczęstszych obaw przeciwko rozwijaniu compliance w spółce jest koszt. Wdrożenie procedur, szkolenia i audyty wymagają czasu oraz nakładów pieniężnych. Compliance to jednak nie tylko koszt, ale przede wszystkim narzędzie ograniczenia ryzyka, jakie wiąże się z prowadzeniem każdej działalności.
Nieprawidłowości mogą skutkować karami finansowymi, doprowadzić do sporów sądowych, a także utraty renomy. Dobrze zaprojektowany system compliance w spółce pozwala wykrywać problemy wcześniej, zanim staną się poważnym zagrożeniem dla działalności spółki.
Czym jest compliance w spółce?
Przez pojęcie compliance należy rozumieć zapewnienie zgodności działalności spółki z obowiązującymi przepisami prawa, standardami branżowymi i etyką. Obszar compliance w spółce obejmuje m.in. takie dziedziny jak:
- ochrona danych osobowych,
- zasady współpracy z kontrahentami,
- bezpieczeństwo informacji,
- konflikty interesów,
- postępowania w sprawach pracowniczych,
- AML (przeciwdziałanie praniu pieniędzy)
W praktyce compliance w spółce odpowiada na jedno ważne pytanie: czy sposób, w jaki spółka prowadzi działalność, jest zgodny z prawem?
Compliance w spółce – czy potrzebujesz compliance officera?
W niewielkiej spółce zadania związane z compliance w spółce mogą być realizowane przez zarząd, dział prawny, HR albo inną wyznaczoną osobę. W większej organizacji zasadne może być natomiast utworzenie niezależnej funkcji compliance officera lub całego zespołu odpowiedzialnego za ten obszar. Kluczowa jest nie sama nazwa stanowiska, ale odpowiedzialność za proces. Spółka powinna wiedzieć, jakie ryzyka występują w jej działalności, kto je monitoruje i jakie działania należy zastosować w przypadku nieprawidłowości.
Nawet mały przedsiębiorca zatrudniający kilkanaście osób musi się liczyć z obowiązkami wynikającymi z regulacji RODO, karami wynikającymi z przepisów prawa pracy i BHP. Na niektóre branże nałożone są obowiązki, niezależnie od wielkości zatrudnienia – np. sektor IT, czy transport.
Compliance w spółce chroni również zarząd
Compliance w spółce ma znaczenie nie tylko z perspektywy samej organizacji. Istotny jest również punkt widzenia członków zarządu spółki. Zarząd powinien mieć możliwość wykazania, że organizacja posiada mechanizmy pozwalające identyfikować i ograniczać istotne ryzyka. Nie chodzi o stworzenie „podkładek”, ale o działający system zapobiegania błędom. Procedura, która jest niezrozumiała i której pracownicy nie stosują, nie ma żadnej wartości. Większe znaczenie ma prosty system, który jest stosowany i cyklicznie aktualizowany.
Jak może wyglądać compliance w praktyce?
Compliance w spółce nie musi oznaczać dziesiątek skomplikowanych procedur. W wielu spółkach dobrym początkiem będzie przeprowadzenie analizy najważniejszych ryzyk dla ich branży i odpowiedź na kilka podstawowych pytań. Na tej podstawie można stworzyć system dopasowany do rzeczywistych potrzeb przedsiębiorstwa, zamiast kopiować rozwiązania stosowane przez duże korporacje.
Nie istnieje jeden uniwersalny model compliance w spółce, który sprawdzi się w każdym przedsiębiorstwie. W każdej branży występują inne ryzyka. Inna jest także specyfika działalności małego i średniego przedsiębiorstwa niż dużej korporacji.
Compliance w spółce nie musi być rozbudowanym systemem. Nie wymaga zatrudnienia nowych pracowników. Powinien być praktycznym mechanizmem, który pomaga uniknąć ryzyka mogącego negatywnie wpłynąć na działalność spółki.
Czym właściwie jest compliance w spółce?
Compliance to działania i zasady, które mają zapewnić, że spółka działa zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, regulacjami wewnętrznymi oraz przyjętymi standardami etycznymi. Obejmuje m.in. identyfikowanie ryzyk, tworzenie procedur i monitorowanie ich przestrzegania.
Czy każda spółka musi mieć compliance?
Nie każda spółka ma obowiązek tworzenia formalnego działu compliance. Niezależnie od tego, odpowiednie procedury compliance mogą pomóc każdej spółce ograniczyć ryzyko prawne i biznesowe.
Co grozi spółce za brak odpowiedniego compliance?
Brak odpowiednich procedur może zwiększać ryzyko naruszenia prawa, kar finansowych, odpowiedzialności członków organów, a także strat wizerunkowych.
