Zaliczka to nie to samo co rzeczywiste koszty zarządu. Sąd Najwyższy (sygn. I CSK 3817/25) przypomina, że wspólnota mieszkaniowa nie może żądać od właściciela lokalu dopłaty bez odpowiedniej uchwały.
Wyobraźmy sobie zarząd wspólnoty, który po zamknięciu roku widzi w sprawozdaniu finansowym niedobór. Pierwsza myśl: wystarczy podzielić brakującą kwotę między właścicieli i wystawić wezwania do zapłaty. Najnowsze orzeczenie Sądu Najwyższego pokazuje, że taka droga na skróty może zakończyć się przegranym procesem – i to przed sądami wszystkich szczebli.
Czym różni się zaliczka od rzeczywistych kosztów zarządu?
Zgodnie z art. 13 ust. 1 ustawy o własności lokali właściciel lokalu ponosi wydatki związane z utrzymaniem swojego lokalu i uczestniczy w kosztach zarządu nieruchomością wspólną. W praktyce płaci je w formie comiesięcznych zaliczek (art. 15 ust. 1 ustawy).
W tym miejscu warto rozróżnić dwie kategorie:
- Zaliczka – kwota ustalana z góry w uchwale właścicieli, zwykle przy przyjmowaniu planu gospodarczego. Opiera się na prognozie wydatków.
- Rzeczywiste koszty zarządu – kwota, która wynika ze sprawozdania finansowego, czyli to, co wspólnota faktycznie wydała w danym okresie.
Obie wielkości rzadko są identyczne. Sąd Najwyższy podkreśla jednak, że rozbieżność między nimi nie daje wspólnocie automatycznego roszczenia o dopłatę.
O co toczył się spór?
Sprawa dotyczyła wspólnoty mieszkaniowej z Wrocławia. Wspólnota pozwała jednego z właścicieli lokali o zapłatę zaległych kosztów zarządu nieruchomością wspólną za okres od stycznia 2017 r. do sierpnia 2018 r. Co istotne, domagała się kosztów w ich rzeczywistej wysokości, a nie zaliczek wynikających z uchwał.
Sąd Rejonowy dla Wrocławia-Śródmieścia powództwo oddalił, a Sąd Okręgowy utrzymał to rozstrzygnięcie. Wspólnota wniosła skargę kasacyjną. Argumentowała, że:
- obowiązek płacenia zaliczek jest jedynie formą realizacji ogólnego obowiązku pokrywania kosztów zarządu z art. 13 ust. 1 ustawy,
- zaliczka to rodzaj przedpłaty na poczet właściwej należności,
- wspólnota może więc dochodzić od właściciela kosztów ustalonych na koniec roku na podstawie wydatków faktycznie poniesionych.
Dlaczego wspólnota przegrała?
Sąd Najwyższy nie podzielił stanowiska wspólnoty. Kluczowe okazały się okoliczności faktyczne. W uchwałach przyjmujących plany gospodarcze na lata 2017-2018 właściciele nie uwzględnili powierzchni lokalu pozwanego przy ustalaniu zaliczek. Aż do listopada 2019 r. ani właściciele, ani administrator nie traktowali go jako członka wspólnoty. Nie zawiadamiano go o zebraniach, o głosowaniu w trybie indywidualnego zbierania głosów ani o treści podjętych uchwał.
W efekcie wspólnota nie wykazała ani podstawy prawnej, ani podstawy faktycznej roszczenia za ten okres. Sąd zwrócił też uwagę, że wspólnota nie przedstawiła uchwały określającej wysokość zaliczek obowiązujących od 1 stycznia 2019 r. do 31 marca 2020 r.
W uzasadnieniu sędzia Agnieszka Jurkowska-Chocyk wskazała, że „czym innym jest wynikająca z uchwały jej członków kwota zaliczki na pokrycie prognozowanych kosztów zarządu, a czym innym wynikająca ze sprawozdania finansowego kwota rzeczywiście poniesionych kosztów zarządu”.
Z orzeczenia wynika jasna reguła rozliczeń po zakończeniu okresu:
- niedopłata – wspólnota musi podjąć uchwałę nakładającą na właścicieli obowiązek dodatkowego świadczenia,
- nadpłata – wspólnota musi podjąć uchwałę o przeznaczeniu nadwyżki na inny cel, np. na fundusz remontowy.
Co z tego wynika dla wspólnot i właścicieli lokali?
Orzeczenie ma praktyczne znaczenie dla obu stron relacji we wspólnocie.
Zarządy i administratorzy wspólnot powinni zadbać o to, by:
- uchwały o planie gospodarczym i wysokości zaliczek obejmowały wszystkie lokale i ich powierzchnię,
- każdy właściciel był zawiadamiany o zebraniach, głosowaniach i treści podjętych uchwał,
- po zamknięciu roku niedopłatę lub nadwyżkę rozliczać odrębną uchwałą, a nie samym wezwaniem do zapłaty,
- przed skierowaniem sprawy do sądu skompletować uchwały, z których wynika wysokość dochodzonych kwot za cały sporny okres.
Właściciele lokali otrzymujący wezwanie do dopłaty mogą sprawdzić, czy:
- wspólnota podjęła uchwałę ustalającą obowiązek dodatkowego świadczenia,
- uchwała dotyczy okresu, za który żąda się zapłaty,
- byli prawidłowo informowani o zebraniach i uchwałach.
Przykład: sprawozdanie finansowe za dany rok wykazuje niedobór. Samo sprawozdanie nie wystarczy – właściciel jest zobowiązany do dopłaty dopiero wtedy, gdy wspólnota podejmie w tej sprawie uchwałę.
Podsumowanie
Orzeczenie w sprawie I CSK 3817/25 potwierdza formalizm rozliczeń we wspólnotach mieszkaniowych. Zaliczka ustalona w uchwale i rzeczywiste koszty wykazane w sprawozdaniu to dwie odrębne wielkości. Różnicę między nimi trzeba rozliczyć uchwałą właścicieli. Bez niej wspólnota naraża się na oddalenie powództwa, nawet jeśli faktycznie poniosła wydatki.
Czy wspólnota może żądać dopłaty na podstawie samego sprawozdania finansowego?
Nie. Zgodnie z orzeczeniem SN obowiązek dodatkowego świadczenia musi wynikać z uchwały właścicieli lokali.
Co dzieje się z nadpłatą zaliczek?
Wspólnota powinna podjąć uchwałę o jej przeznaczeniu, np. na fundusz remontowy.
Na jakiej podstawie ustala się wysokość zaliczek?
Na podstawie uchwały właścicieli, zwykle podejmowanej przy przyjęciu planu gospodarczego.
