Unieważnienie postępowania o zamówienie publiczne to jedna z najbardziej spornych decyzji w relacjach między zamawiającym a wykonawcami. Zastanawiasz się, kiedy zamawiający może unieważnić postępowanie o zamówienie publiczne, a kiedy bezwzględnie musi to zrobić oraz co zrobić, gdy unieważnienie postępowania narusza Twoje interesy?
Unieważnienie postępowania o zamówienie publiczne jako wyjątek od reguły
Naczelnym celem każdego postępowania przetargowego jest wyłonienie wykonawcy i zawarcie ważnej umowy w sprawie zamówienia publicznego. W doktrynie prawa administracyjnego oraz w orzecznictwie Krajowej Izby Odwoławczej podkreśla się, że unieważnienie postępowania o zamówienie publiczne stanowi wyjątek od tej reguły. Z tego względu katalog przesłanek unieważnienia ma charakter zamknięty i nie podlega wykładni rozszerzającej.
Zamawiający nierzadko traktują unieważnienie postępowania jako drogę ucieczki z niekomfortowej sytuacji budżetowej, personalnej lub organizacyjnej. Z perspektywy wykonawcy, który poniósł nakłady na przygotowanie oferty, wadium i kalkulacje techniczne, nieuzasadnione przerwanie procedury oznacza stratę finansową. Aby ocenić legalność takiej decyzji, konieczne jest precyzyjne odróżnienie sytuacji, w których ustawa narzuca obowiązek unieważnienia postępowania, od tych, w których pozostawia zamawiającemu swobodę decyzyjną.
Obligatoryjne unieważnienie postępowania (art. 255 Pzp) – kiedy zamawiający musi zamknąć przetarg?
Ustawa z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych w art. 255 wymienia sytuacje, w których zamawiający nie posiada marginesu uznaniowości administracyjnej. W razie zaistnienia którejkolwiek z nich, wszczęta procedura musi zostać formalnie zakończona bez wyboru wykonawcy.
Najczęściej występujące w praktyce przesłanki obligatoryjne to:
- Brak ofert lub ich odrzucenie (art. 255 pkt 1 i 2 Pzp): nie złożono żadnego wniosku ani oferty, ewentualnie wszyscy wykonawcy podlegali wykluczeniu lub ich oferty odrzucono.
- Przekroczenie budżetu oraz wada uniemożliwiająca zawarcie umowy (art. 255 pkt 3 i 6 Pzp): cena najkorzystniejszej oferty przewyższa kwotę, którą zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia (chyba że może ją zwiększyć), albo postępowanie obarczone jest niemożliwą do usunięcia wadą.
Szczególną uwagę warto zwrócić na art. 255 pkt 3 Pzp, czyli brak środków. Zamawiający nie ma obowiązku zwiększania kwoty do poziomu najkorzystniejszej oferty, jednak decyzja ta podlega badaniu pod kątem ewentualnej dyskryminacji lub pozorności.
Fakultatywne unieważnienie postępowania o zamówienia publiczne – kiedy zamawiający może podjąć taką decyzję?
Uprawnienie (a nie obowiązek) do unieważnienia przetargu pojawia się w ściśle określonych warunkach, uregulowanych m.in. w art. 256, 257 oraz 258 Pzp. W tych przypadkach zamawiający ocenia celowość ekonomiczną i operacyjną dalszego procedowania.
Kluczowym przykładem jest art. 257 Pzp, dotyczący nieprzyznania środków publicznych (np. dotacji z funduszy Unii Europejskiej lub programów krajowych). Zamawiający może unieważnić postępowanie o zamówienie publiczne na tej podstawie wyłącznie wtedy, gdy przewidział taką możliwość w ogłoszeniu o zamówieniu lub w dokumentach zamówienia przed upływem terminu składania ofert. Brak stosownej klauzuli pozbawia zamawiającego prawa do powołania się na utratę dofinansowania jako podstawy fakultatywnego unieważnienia.
Kolejnym instrumentem jest art. 256 Pzp, który pozwala na rezygnację z procedury przed upływem terminu składania ofert, jeżeli wystąpiły okoliczności powodujące, że dalsze prowadzenie postępowania jest nieuzasadnione. Po otwarciu ofert skorzystanie z tej elastycznej ścieżki jest już niedopuszczalne.
Najczęstsze błędy wykonawców
Wykonawcy, którzy otrzymują informację o unieważnieniu przetargu, nierzadko podejmują decyzje pod wpływem emocji lub fałszywych założeń prawnych. W tym obszarze można wskazać poniższe błędy:
- Zgodnie z art. 515 Pzp wykonawca ma zaledwie 5 lub 10 dni (w zależności od wartości zamówienia) na wniesienie odwołania do KIO od dnia przekazania zawiadomienia o unieważnieniu. Wykonawcy decydują się często na prowadzenie korespondencji z Zamawiającym w tym czasie, zamiast od razu formułować i składać odwołanie do KIO.
- Zamawiający, szukając pretekstu do unieważnienia przetargu, interpretuje każde niejednoznaczne postanowienie SWZ jako „wadę nieusuwalną”, ignorując narzędzia wykładni celowościowej. Wykonawcy z kolei błędnie zakładają, że instytucja publiczna zawsze działa w granicach prawa i nie weryfikują uzasadnienia faktycznego decyzji.
- Rezygnacja Wykonawcy z walki przed KIO z obawy przed kosztami wpisu, mimo poniesienia setek tysięcy złotych na przygotowanie oferty, gwarancji i konsorcjów. Statystyki KIO pokazują, że w sprawach dotyczących nieuzasadnionego unieważnienia postępowania odsetek uwzględnionych odwołań jest wysoki, o ile zarzuty oparto na twardych dowodach.
Czy zamawiający może unieważnić postępowanie, jeśli cena oferty przewyższa budżet tylko o 1 złoty?
Tak. Przepisy Pzp nie wprowadzają progu tolerancji procentowej. Jeżeli najkorzystniejsza oferta przewyższa kwotę, jaką zamawiający przeznaczył na realizację zamówienia, zamawiający ma prawo (i co do zasady obowiązek) unieważnić postępowanie na podstawie art. 255 pkt 3 Pzp, o ile obiektywnie nie może lub nie chce zwiększyć finansowania do ceny tej oferty.
Ile czasu ma wykonawca na zaskarżenie unieważnienia przetargu?
Termin na wniesienie odwołania do Prezesa Krajowej Izby Odwoławczej wynosi 5 dni (dla postępowań o wartości mniejszej niż progi unijne) albo 10 dni (dla postępowań o wartości równej lub przekraczającej progi unijne). Czas ten liczony jest od dnia przesłania informacji o unieważnieniu przy użyciu środków komunikacji elektronicznej.
Czy po unieważnieniu postępowania przysługuje zwrot kosztów sporządzenia oferty?
Zgodnie z art. 261 Pzp, jeżeli zamawiający wszczął postępowanie z naruszeniem przepisów ustawy, które miało wpływ na jego unieważnienie, wykonawcom, którzy złożyli ważne oferty, przysługuje roszczenie o zwrot uzasadnionych kosztów uczestnictwa w postępowaniu, w szczególności kosztów przygotowania oferty. Wymaga to jednak wykazania winy zamawiającego na drodze procesu cywilnego.
