Planujesz start w przetargu publicznym i zastanawiasz się, jak prawidłowo zabezpieczyć swoją ofertę? Kluczowym elementem, który decyduje o Twoim sukcesie lub porażce już na starcie, jest wadium w przetargu oraz ewentualne przedłużenie ważności wadium. W tym artykule, opierając się na wyroku Krajowej Izby Odwoławczej o sygnaturze KIO 363/26, wyjaśnimy, jak długo musi obowiązywać gwarancja wadialna i czy zamawiający może żądać od Ciebie więcej, niż przewidują przepisy.
Dlaczego wadium w przetargu budzi tyle emocji?
Wadium w przetargu to jedna z najskuteczniejszych form zabezpieczenia interesów zamawiającego przed niesolidnymi wykonawcami, którzy mogliby bezkarnie wycofać się z postępowania. Choć przepisy ustawy Prawo zamówień publicznych wydają się jasne, diabeł jak zwykle tkwi w szczegółach. Najwięcej kontrowersji wzbudzają sytuacje, gdy procedura przetargowa przedłuża się, a zamawiający żąda przedłużenia zabezpieczenia lub kwestionuje treść złożonej gwarancji bankowej bądź ubezpieczeniowej.
Dla przeciętnego przedsiębiorcy błąd w konstrukcji gwarancji wadialnej oznacza najczarniejszy scenariusz: natychmiastowe odrzucenie oferty z postępowania. Czy jednak zamawiający ma prawo wymagać, aby gwarancja ubezpieczeniowa dawała mu czas na zgłaszanie roszczeń również po upływie terminu związania ofertą? To pytanie stało się osią głośnego sporu przed KIO.
Case Study: Spór o sekundy, czyli sprawa sygn. akt KIO 363/26
Przyjrzyjmy się bliżej rzeczywistemu przykładowi z niedawnej wokandy. W postępowaniu prowadzonym przez Spółkę Restrukturyzacji Kopalń S.A. jeden z wykonawców wniósł wadium w przetargu w formie gwarancji ubezpieczeniowej. Dokument wskazywał, że gwarancja jest ważna od 18 listopada 2025 roku do 15 lutego 2026 roku włącznie, a wszelkie roszczenia muszą wpłynąć do gwaranta w tym okresie.
Konkurent złożył odwołanie, twierdząc, że taki zapis nie zabezpiecza należycie interesów zamawiającego. Argumentował, że jeśli podstawa do zatrzymania wadium zaistnieje w ostatnich godzinach ważności oferty, zamawiający fizycznie nie zdąży zgłosić roszczenia do ubezpieczyciela przed wygaśnięciem gwarancji. Zdaniem odwołującego wykonawca wniósł wadium w sposób nieprawidłowy i jego oferta powinna zostać odrzucona.
Krajowa Izba Odwoławcza w wyroku z dnia 18 marca 2026 roku (sygn. akt KIO 363/26) uznała te zarzuty za całkowicie bezpodstawne. Dlaczego? Odpowiedź tkwi w literalnym brzmieniu ustawy Pzp.
Czy gwarancja wadialna musi „żyć” dłużej niż termin związania ofertą?
Zgodnie z art. 97 ust. 5 ustawy Pzp wadium wnosi się przed upływem terminu składania ofert i utrzymuje nieprzerwanie do dnia upływu terminu związania ofertą. Przepisy nie nakładają na wykonawców obowiązku sztucznego wydłużania odpowiedzialności gwaranta poza tę datę.
Izba podkreśliła, że procedura wystąpienia do gwaranta z żądaniem zapłaty nie została szczegółowo uregulowana w ustawie Pzp. Kluczowe jest to, by gwarancja zachowywała ważność przez cały okres związania ofertą – i ani dnia dłużej. Jeśli zamawiający chciałby wymagać możliwości zgłaszania roszczeń po tym terminie, doprowadziłby do sytuacji prawnie zakazanej.
Co ciekawe, Izba odniosła się też do argumentu o rzekomej nierówności form wnoszenia wadium w przetargu. Choć wadium w gotówce zamawiający może fizycznie zatrzymać na koncie nawet po upływie terminu związania ofertą, to ta różnica wynika wprost z woli ustawodawcy, a nie z wadliwego działania wykonawcy korzystającego z gwarancji ubezpieczeniowej.
Ważne stanowisko sądów powszechnych
Pogląd zaprezentowany w wyroku KIO 363/26 opiera się na utrwalonej linii orzeczniczej. Krajowa Izba Odwoławcza powołała się na kluczowe orzecznictwo Sądu Okręgowego w Warszawie. W wyroku z dnia 22 kwietnia 2022 roku (sygn. akt XXIII Zs 13/22) sąd wprost wskazał, że: „art. 97 ust. 5 p.z.p. określa cezurę czasową dla utrzymania wadium, co w praktyce oznacza, że gwarancja wadialna powinna zachowywać ważność do końca terminu związania ofertą, zamawiający zaś wywołał skutek prawnie zakazany w postaci konieczności zabezpieczenia oferty wadium ponad ten termin”.
Wymaganie od wykonawców konstruowania gwarancji tak, by zamawiający miał dodatkowy czas na zgłoszenie żądań po upływie ważności oferty, stanowi niedozwolone obciążenie wykonawcy. Dla Ciebie jako wykonawcy oznacza to spokój – jeśli Twoja gwarancja pokrywa dokładnie okres związania ofertą, zamawiający nie może odrzucić Twojej oferty z tego powodu.
Praktyczne wskazówki dla wykonawców
Jak przełożyć te zawiłe rozważania prawne na codzienną praktykę przetargową? Jako przedsiębiorca musisz dbać o precyzję terminów i zapisów w dokumentach wadialnych.
- Zbieżność terminów: Gwarancja wadialna musi idealnie pokrywać się z terminem związania ofertą, co chroni Cię przed odrzuceniem oferty.
- Reakcja na wezwania: Jeśli zamawiający żąda przedłużenia terminu związania ofertą, musisz niezwłocznie zadbać o przedłużenie ważności wadium, pod rygorem odrzucenia oferty.
Zdaniem eksperta dr. Piotra Schmidta:
Wyrok KIO o sygnaturze KIO 363/26 potwierdza, że wykonawca nie może ponosić negatywnych konsekwencji z powodu faktu, iż gwarancja ubezpieczeniowa wygasa dokładnie z końcem terminu związania ofertą. To pragmatyczne i sprawiedliwe podejście, które chroni płynność finansową przedsiębiorców i zapobiega nieuzasadnionemu przerzucaniu ryzyka organizacyjnego na wykonawców.
Czy zamawiający może odrzucić moją ofertę, jeśli gwarancja wygasa dokładnie w ostatnim dniu terminu związania ofertą?
Nie, absolutnie nie ma do tego podstaw prawnych. Jak potwierdziła Krajowa Izba Odwoławcza w sprawie KIO 363/26, gwarancja wadialna ma obowiązywać przez okres związania ofertą określony w dokumentach zamówienia. Żądanie, by zabezpieczała ofertę dłużej, jest działaniem niezgodnym z prawem.
Co zrobić, gdy zamawiający prosi o przedłużenie terminu związania ofertą?
W takiej sytuacji masz dwa wyjścia. Możesz wyrazić zgodę i jednocześnie przedłużyć ważność wadium (lub wnieść nowe). Jeśli tego nie zrobisz lub nie wyrazisz zgody na przedłużenie terminu związania ofertą, zamawiający odrzuci Twoją ofertę na podstawie art. 226 ust. 1 pkt 12 ustawy Pzp, co spotkało jednego z wykonawców w omawianym postępowaniu.
Czy wadium wniesione w gotówce daje zamawiającemu lepszą pozycję niż gwarancja?
W praktyce tak, ponieważ pieniądze znajdują się bezpośrednio na rachunku bankowym zamawiającego i może on dokonać ich zatrzymania również po upływie terminu związania ofertą. Niemniej jednak, prawo w pełni zrównuje legalność wadium wniesionego w formie gwarancji oraz w gotówce, zabraniając dyskryminacji wykonawców korzystających z form bezgotówkowych.
